Nawiązanie, zmiana i ustanie stosunku pracy

Uwaga! Wyjaśnienia Departamentu Służby Cywilnej mają charakter opinii, a nie wiążącej wykładni prawa. To pracodawca odpowiada za realizację czynności wynikających ze stosunku pracy oraz stosowanie i wykładnię prawa w tym zakresie. Spory dotyczące stosunku pracy rozstrzyga sąd pracy.

1. Czy ustawa o służbie cywilnej ma pierwszeństwo przed regulacjami powszechnego prawa pracy?

2. Czy z pracownikiem, który był już kilkukrotnie zatrudniony w służbie cywilnej, ale zawsze było to zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas określony, można zawrzeć umowę na czas nieokreślony?

3. Czy osoba, która spełnia warunki, aby być zatrudnioną na czas nieokreślony (np. była wcześniej zatrudniona w służbie cywilnej na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony) może być zatrudniona w służbie cywilnej na podstawie umowy o pracę na czas określony?

4. Jak należy przedłużyć okres trwania umowy o pracę zawartej na podstawie art. 35 ust. 4 ustawy o służbie cywilnej?

5. Czy w służbie cywilnej można zawrzeć umowę o pracę w celu zastępstwa nieobecnego pracownika?

6. Czy osoba zatrudniona w celu zastępstaw nieobecnego pracownika ("na zastępstwo") może być przeniesiona na inne stanowisko pracy w służbie cywilnej bez przeprowadzania naboru?

7. Czy pracownikowi służby cywilnej, który wcześniej był zatrudniony na podstawie mianowania w służbie cywilnej, można przekształcić stosunek pracy w mianowanie?

8. Czy zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy kandydata wyłonionego w drodze naboru, który jest już zatrudniony w innym urzędzie jako urzędnik służby cywilnej (również w niepełnym wymiarze czasu pracy) powinno nastąpić na podstawie mianowania?

9. Czy każde ponowne zatrudnienie osoby, która otrzymała wcześniej mianowanie w służbie cywilnej powinno nastąpić na podstawie mianowania?

10. Czy w przypadku wyłonienia w naborze pracownika lub urzędnika służby cywilnej zatrudnionego w innym urzędzie musi on rozwiązać stosunek pracy w dotychczasowym miejscu pracy i nawiązać nowy stosunek pracy w urzędzie, w którym wygrał nabór?

11. Czy możliwe jest przeniesienia pracownika lub urzędnika służby cywilnej do innego urzędu na jego wniosek lub za jego zgodą w sytuacji, gdy dyrektor generalny (kierownik) urzędu, w którym dotychczas jest on zatrudniony, nie wyraża zgody na przeniesienie?

12. Co się dzieje z aktami osobowymi pracownika, który jest przenoszony do innego urzędu?

13. Co oznacza "interes służby cywilnej" oraz "szczególny interes służby cywilnej", od których zależy przeniesienie urzędnika słuzby cywilnej do innego urzędu?
 

1. Czy ustawa o służbie cywilnej ma pierwszeństwo przed regulacjami powszechnego prawa pracy?
Tak. Ustawa o służbie cywilnej – jako tzw. pragmatyka służbowa – ma charakter szczególny w stosunku do Kodeksu pracy. Jej przepisy mają pierwszeństwo w stosunku do przepisów kodeksowych. Sama ustawa nakazuje stosować powszechne przepisy prawa pracy w sytuacji, gdy dana kwestia nie została w niej uregulowana*.

* art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017 poz. 1889)

2. Czy z pracownikiem, który był już kilkukrotnie zatrudniony w służbie cywilnej, ale zawsze było to zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas określony, można zawrzeć umowę na czas nieokreślony?
Nie. Ustawa o służbie cywilnej określa warunki, jakie należy spełnić, aby móc zawrzeć umowę o pracę na czas nieokreślony*. Umowę taką można zawrzeć m.in. z osobą, która otrzymała pozytywną pierwszą ocenę w służbie cywilnej, albo z osobą, która była zatrudniona w służbie cywilnej na podstawie umowy na czas nieokreślony lub na podstawie mianowania zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o pracownikach urzędów państwowych**. Także osoba zwolniona z zawodowej służby wojskowej*** może być zatrudniona na postawie umowy na czas nieokreślony. Zatem osoba, która nie spełnia powyższych warunków nie może być zatrudniona w służbie cywilnej na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

* art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017 poz. 1889)

** ustawa z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1511, z późn. zm.)

*** art. 34 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017 poz. 1889)

3. Czy osoba, która spełnia warunki, aby być zatrudnioną na czas nieokreślony (np. była wcześniej zatrudniona w służbie cywilnej na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony) może być zatrudniona w służbie cywilnej na podstawie umowy o pracę na czas określony?

Tak. Ustawa o służbie cywilnej nie wprowadza obowiązku zawarcia w takim przypadku umowy na czas nieokreślony. Stosunek pracy pracownika służby cywilnej nawiązuje się na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony albo na czas określony*. Strony korzystają ze swobody nawiązania stosunku pracy**. Zatem osoba, o której mowa w pytaniu, może być zatrudniona zarówno na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, jak i na czas określony (np. 10 miesięcy).

* art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017 poz. 1889)

** art. 11 ustawy z dnia 26 czerwca 1964 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666, z późn. zm.)

4. Jak należy przedłużyć okres trwania umowy o pracę, o którym mowa w art. 35 ust. 4 ustawy o służbie cywilnej?

Zastosowanie ww. przepisu oznacza zmianę terminu rozwiązania się umowy o pracę zawartej na podstawie przepisu art. 35 ust. 3 ustawy. Nowy termin tego rozwiązania ustala się poprzez dodanie okresu usprawiedliwionej nieobecności do terminu, w którym umowa uległaby rozwiązaniu z upływem 12 miesięcy od dnia jej nawiązania. W dokumencie stwierdzającym przedłużenie umowy należy wskazać nową datę rozwiązania umowy.

5. Czy w służbie cywilnej można zawrzeć umowę o pracę w celu zastępstwa nieobecnego pracownika?

Tak. Ustawa o służbie cywilnej nie reguluje tego zagadnienia. Natomiast Kodeks pracy daje pracodawcy możliwość zawarcie umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy*. Zatem w przypadku, gdy zadania realizowane przez nieobecnego pracownika nie mogą być wykonywane przez innych zatrudnionych w tym urzędzie pracowników, możliwe jest zatrudnienie w tym celu nowego pracownika. Umowa ta jest umową o pracę na czas określony, z tym że czas jej trwania jest uzależniony od okoliczności niezależnych od stron umowy – tj. od długości okresu nieobecność zastępowanego pracownika. Osoba zatrudniona „na zastępstwo” jest pracownikiem służby cywilnej, a okres tego zatrudnienia wlicza się do stażu pracy w służbie cywilnej.

* art. 25¹ § 4 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1964 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666, z późn. zm.)

6. Czy osoba zatrudniona w celu zastępstwa niobecnego pracownika ("na zastępstwo") moze być przeniesiona na inne stanowisko pracy w służbie cywilnej bez przeprowadzania naboru?

Tak. Osoba, która wzięła udział w naborze „na zastępstwo” i została zatrudniona jest już pracownikiem służby cywilnej więc zatrudnienie jej na innym stanowisku pracy nie będzie naruszało zasad otwartego i konkurencyjnego naboru. Nawiązanie stosunku pracy oraz ustalenie warunków pracy i płacy, bez wzglądu na podstawę prawną tego stosunku wymaga zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika*. Zatem strony mają swobodę kształtowania stosunku pracy. Gdy więc w okresie zatrudnienia „na zastępstwo” powstanie potrzeba wykonywania pracy na innym stanowisku, możliwe wydaje się nawiązanie nowego stosunku pracy.

* art. 11 ustawy z dnia 26 czerwca 1964 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666, z późn. zm.)

7. Czy pracownikowi służby cywilnej, który wcześniej był zatrudniony na podstawie mianowania w służbie cywilnej, można przekształcić stosunek pracy w mianowanie?

Nie. Ustawa o służbie cywilnej daje możliwość wyłącznie nawiązania nowego stosunku pracy (po 24 marca 2009 r.) na podstawie mianowania z osobą, która wcześniej była mianowana w służbie cywilnej*. Zatem nie ma możliwości przekształcenia trwającego już umownego stosunku pracy w stosunek pracy na podstawie mianowania w służbie cywilnej.

* art. 35 ust. 7 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017 poz. 1889)

8. Czy zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy kandydata wyłonionego w drodze naboru, który jest już zatrudniony w innym urzędzie jako urzędnik służby cywilnej (również w niepełnym wymiarze czasu pracy) powinno nastąpić na podstawie mianowania?

Nie. Ustawa o służbie cywilnej daje możliwość ponownego zatrudnienia na podstawie mianowania osoby, która wcześniej była mianowana w służbie cywilnej*. Dotyczy ona zatem sytuacji, w której dana osoba była zatrudniona na podstawie mianowania, następnie zatrudnienie to ustało, a potem nawiązano ponownie stosunek pracy w służbie cywilnej – znów na podstawie mianowania w służbie cywilnej. Taka konstrukcja ma na celu właśnie uniknięcie sytuacji, w której dana osoba będzie równocześnie zatrudniona w kilku urzędach – we wszystkich na podstawie mianowania.

* art. 35 ust. 7 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017 poz. 1889)

9. Czy każde ponowne zatrudnienie osoby, która otrzymała wcześniej mianowanie w służbie cywilnej powinno nastąpić na podstawie mianowania?

Nie. Zależy to od przyczyn ustania zatrudnienia. Ponowne zatrudnienie byłego urzędnika służby cywilnej nie może nastąpić na podstawie mianowania, gdy poprzednie zatrudnienie tego urzędnika ustało w związku z:

  1. odmową złożenia ślubowania,
  2. dwukrotną negatywną oceną okresową,
  3. utratą nieposzlakowanej opinii,
  4. rozwiązaniem stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy urzędnika,
  5. orzeczeniem kary dyscyplinarnej o wydaleniu ze służby cywilnej*.

W takim przypadku osoba powinna zostać zatrudniona na podstawie umowy o pracę.

* art. 35 ust. 7 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017 poz. 1889)

10. Czy w przypadku wyłonienia w naborze pracownika lub urzędnika służby cywilnej zatrudnionego w innym urzędzie musi on rozwiązać stosunek pracy w dotychczasowym miejscu pracy i nawiązać nowy stosunek pracy w nowym urzędzie, w którym wygrał nabór?

Nie ma takiej konieczności. W takiej sytuacji możliwe jest również przeniesienie pracownika na jego wniosek*.

* art. 64 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017 poz. 1889)

11. Czy możliwe jest przeniesienia pracownika lub urzędnika służby cywilnej do innego urzędu na jego wniosek lub za jego zgodą w sytuacji, gdy dyrektor generalny (kierownik) urzędu, w którym dotychczas jest on zatrudniony, nie wyraża zgody na przeniesienie?

Nie. Do przeniesienia konieczne jest osiągnięcie konsensusu pomiędzy pracodawcami. Dyrektor generalny (kierownik) urzędu, w którym pracownik oraz urzędnik służby cywilnej ma być zatrudniony, przenosi pracownika lub urzędnika służby cywilnej w porozumieniu z dyrektorem generalnym (kierownikiem) urzędu, w którym zainteresowany jest dotychczas zatrudniony*.

* art. 64 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017 poz. 1889)

12. Co się dzieje z aktami osobowymi pracownika, który jest przenoszony do innego urzędu?

W takim przypadku akta osobowe wraz z pozostałą dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przekazuje się do urzędu, w którym pracownik oraz urzędnik służby cywilnej ma być zatrudniony*.

* art. 75 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017 poz. 1889)

13. Co oznacza "interes służby cywilnej" oraz "szczególny interes służby cywilnej", od których zalezy przeniesienie urzędnika służby cywilnej do innego urzędu?

Ustawa umożliwia Szefowi Służby Cywilnej przeniesienie urzędnika służby cywilnej do innego urzędu w tej samej miejscowości. Przeniesienie to musi jednak leżeć w interesie służby cywilnej*. Zatem może ono nastąpić, gdy jest to szczególnie ważne dla wykonywania zadań statutowych urzędu przyjmującego, w szczególności biorąc pod uwagę zawodowe, rzetelne, bezstronne i politycznie neutralne wykonywanie jego zadań. Zarazem brak przeniesienia mógłby zagrozić prawidłowej realizacji zadań.

Natomiast przeniesienie urzędnika służby cywilnej do innego urzędu w innej miejscowości (na okres nie dłuższy niż dwa lata) jest możliwe, jeżeli przemawia za tym szczególny interes służby cywilnej**. Szef Służby Cywilnej musi samodzielnie ocenić czy ewentualne przeniesienie urzędnika jest uzasadnione już nie tylko zwykłym interesem służby cywilnej, ale szczególnym interesem tej służby. Kompetencja Szefa Służby Cywilnej w tym zakresie ma charakter wyjątkowy i zawsze wymaga wnikliwej oceny zasadności przeniesienia.

* art. 63 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017 poz. 1889)

** art. 63 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. 2017 poz. 1889)