Nowelizacja ustawy o służby cywilnej

Czy powołanie na wyższe stanowisko w służbie cywilnej może być poprzedzone konkursem? 

Powołanie może być poprzedzone konkursem (art. 681 Kodeksu pracy w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej). Osoba powołana na wyższe stanowisko w służbie cywilnej musi spełniać wymagania wynikające z przepisów ustawy o służbie cywilnej (por. art. 53 ustawy o służbie cywilnej). Ponieważ sposób oceny spełnienia wymagań nie został uregulowany przepisami ustawy należy przyjąć, że pozostaje on do decyzji osoby powołującej na wyższe stanowisko.

W jaki sposób kandydat na wyższe stanowisko w służbie cywilnej ma wykazać, że posiada kompetencje kierownicze?

Wyższe stanowisko w służbie cywilnej może zajmować osoba, która posiada kompetencje kierownicze (art. 53 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej). Obowiązujące przepisy nie wskazują w jaki sposób powinna odbywać się ocena tych kompetencji. Organ powołujący daną osobę na wyższe stanowisko powinien ocenić czy dana osoba je posiada. Ocena może zostać dokonana na podstawie istniejących dokumentów, analizy doświadczenia zawodowego lub innych metod, które pozwalają na sprawdzenie posiadania kompetencji kierowniczych.

Czy mimo uchylenia art. 53 ust. 4 i 5 ustawy o służbie cywilnej nadal będą obowiązywać wymagania związane ze stażem pracy, które zostały wskazane w opisach stanowisk pracy?

Spełnienie wymagań zawartych w opisie stanowiska pracy pozostaje jednym z warunków niezbędnych wymaganych od osoby powoływanej na wyższe stanowisko w służbie cywilnej.
A zatem jeżeli w opisie stanowiska pracy zawarty jest wymóg dotyczący stażu pracy zgodny z dotychczasowymi wymaganiami ustawowymi, to do czasu zmiany opisu stanowiska pracy możliwe będzie powołanie na to stanowisko wyłącznie osób spełniających to kryterium.

Czy urlop bezpłatny jest udzielany na wniosek osoby powołanej na wyższe stanowisko w służbie cywilnej czy też „z urzędu”?

Kwestie związane z udzieleniem urlopu bezpłatnego w związku z powołaniem urzędnika oraz pracownika służby cywilnej na wyższe stanowisko w służbie cywilnej zostały uregulowane w art. 53a ust. 6 i 7 ustawy o służbie cywilnej. Zgodnie z tymi przepisami urzędnikowi oraz pracownikowi służby cywilnej powołanemu na stanowisko, o którym mowa w art. 52 pkt 2-4, dyrektor generalny urzędu, w którym jest on zatrudniony, udziela urlopu bezpłatnego na czas powołania (art. 53a ust. 6). Urzędnikowi oraz pracownikowi służby cywilnej powołanemu na stanowisko, o którym mowa w art. 52 pkt 1, w urzędzie, w którym jest on dotychczas zatrudniony, urlopu bezpłatnego udziela kierownik tego urzędu (art. 53a ust. 7). Cytowane przepisy ustawy stanowią samodzielną podstawę udzielenia urlopu bezpłatnego i mają charakter przepisów szczególnych w stosunku do przepisów art. 174 i art. 1741 Kodeksu pracy. Oznacza to, że do udzielania urlopów bezpłatnych w sytuacjach uregulowanych przepisami art. 53a ust. 6 i 7 ustawy o służbie cywilnej nie stosuje się w żadnym zakresie przepisów Kodeksu pracy. Przepisy ustawy o służbie cywilnej nie wymagają złożenia przez zainteresowanego członka korpusu służby cywilnej wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego, jednakże dyrektor generalny urzędu lub kierownik urzędu przed udzieleniem urlopu powinien upewnić się, że doszło do powołania danego członka korpusu służby cywilnej na określone wyższe stanowisko w służbie cywilnej. Stosowna informacja może pochodzić od samego członka korpusu lub od pracodawcy u którego doszło do zatrudnienia na podstawie powołania. Dokonując powołania członka korpusu służby cywilnej na wyższe stanowisko w tym samym urzędzie, w którym dany członek korpusu jest zatrudniony jako urzędnik lub pracownik służby cywilnej, dyrektor generalny urzędu jest uprawniony do udzielenia urlopu bezpłatnego bez żadnej inicjatywy ze strony zatrudnionego.

Czy okres urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy od którego zależą uprawnienia pracownicze?

Przepisy ustawy o służbie cywilnej stanowiące podstawę do udzielenia urlopu bezpłatnego na czas powołania na wyższe stanowisko w służbie cywilnej nie przewidują zaliczania tego urlopu do okresu zatrudnienia od którego zależą uprawnienia pracownicze (odmiennie niż art. 1741 Kodeksu pracy).

Jak postępować z aktami osobowymi pracowników oraz urzędników służby cywilnej powołanych na wyższe stanowisko w innym urzędzie?

Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.) pracodawca zakłada i prowadzi akta osobowe oddzielne dla każdego pracownika. Natomiast z § 9 tego rozporządzenia wynika, że w sytuacji określonej w art. 231 Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika. Ustawa o służbie cywilnej przewiduje taką odrębną regulację w art. 75 zgodnie z którym w razie przeniesienia urzędnika oraz pracownika służby cywilnej do innego urzędu jego akta osobowe wraz z pozostałą dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przekazuje się do urzędu, w którym urzędnik oraz pracownik służby cywilnej ma być zatrudniony.

Żadna ze wskazanych regulacji nie ma zastosowania w przypadku, gdy urzędnik lub pracownik służby cywilnej otrzymuje urlop bezpłatny na czas powołania go na wyższe stanowisko w służbie cywilnej w innym urzędzie. W tej sytuacji mamy bowiem do czynienia z dwoma równoległymi stosunkami pracy w służbie cywilnej. Stosunek pracy, w ramach którego zostaje udzielony urlop bezpłatny trwa nadal, mimo zawieszenia wzajemnych praw i obowiązków stron stosunku pracy na czas tego urlopu. Natomiast powołanie na wyższe stanowisko w służbie cywilnej oznacza nawiązanie innego stosunku pracy, na podstawie powołania w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy (art. 53a ust. 5 ustawy o służbie cywilnej w brzmieniu nadanym nowelizacją). Oznacza to, że w razie powołania urzędnika lub pracownika służby cywilnej na wyższe stanowisko w służbie cywilnej w innym urzędzie niż jego dotychczasowy pracodawca, obaj pracodawcy są obowiązani do prowadzenia samodzielnie akt osobowych tego pracownika.

W jaki sposób ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego i dodatkowego urlopu wypoczynkowego urzędnika służby cywilnej powołanego na wyższe stanowisko w służbie cywilnej?

Urzędnikowi służby cywilnej przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze określonym w art. 154 Kodeksu pracy oraz coroczny dodatkowy urlop wypoczynkowy przewidziany w art. 105 ustawy o służbie cywilnej. Należy podkreślić, że dodatkowy urlop wypoczynkowy nie jest samodzielnym uprawnieniem przysługującym urzędnikowi służby cywilnej odrębnie od urlopu wypoczynkowego przysługującego zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Dodatkowy urlop wypoczynkowy urzędnika powiększa wymiar urlopu przysługującego w danym roku na podstawie art. 154 Kodeksu pracy. Taki powiększony wymiar urlopu wypoczynkowego podlega ewentualnym pomniejszeniom wynikającym z wymiaru czasu pracy, w którym dany urzędnik jest zatrudniony, z nawiązywania lub rozwiązywania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego, z udzielenia i zakończenia urlopu bezpłatnego, itd. W związku z brakiem w ustawie o służbie cywilnej regulacji szczególnych określających zasady udzielania dodatkowego urlopu wypoczynkowego, w związku z art. 9 ust. 1 ustawy, należy bowiem stosować do tego urlopu powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy normujące zasady realizowania prawa do urlopu wypoczynkowego.

Należy podkreślić, że prawo do urlopu związane jest ściśle ze stosunkiem pracy. Dlatego też urlop, do którego urzędnik nabył prawo i którego nie wykorzystał przed udzieleniem urlopu bezpłatnego na czas powołania, będzie mógł ewentualnie wykorzystać po powrocie z urlopu bezpłatnego.

Zgodnie z regulacjami Kodeksu pracy udzielenie przez dyrektora generalnego urzędu urlopu bezpłatnego na czas powołania na wyższe stanowisko w służbie cywilnej nie ma wpływu na wymiar zaległego urlopu wypoczynkowego. Udzielenie tego urlopu bezpłatnego może mieć jednak wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego i dodatkowego urlopu wypoczynkowego, do którego urzędnik służby cywilnej nabył prawo 1 stycznia 2016 r.

W przypadku gdy okres urlopu bezpłatnego przypada po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu w danym roku kalendarzowym, wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem tego okresu pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze (1552§ 2 Kodeksu pracy). Zatem jeżeli urzędnik służby cywilnej, który nabył w dniu 1 stycznia 2016 r. prawo do urlopu wypoczynkowego (w tym dodatkowego) i nie wykorzystał tego urlopu przed urlopem bezpłatnym udzielonym w związku z powołaniem na wyższe stanowisko w służbie cywilnej, a następnie został odwołany z tego stanowiska i powrócił w ciągu tego roku kalendarzowego do pracy po trwającym co najmniej 1 miesiąc urlopie bezpłatnym, należy obniżyć mu wymiar urlopu za 2016 r. o 1/12 za każdy miesiąc urlopu bezpłatnego. Natomiast jeżeli urzędnik powraca do pracy w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym rozpoczął korzystanie z urlopu bezpłatnego, przepisy art. 1552 Kodeksu pracy nie będą miały zastosowania (a więc nie będzie można zastosować proporcjonalnego obniżenia wymiaru urlopu) i urlop nabyty 1 stycznia 2016 r. będzie przysługiwał w pełnym wymiarze.

Dla zastosowania powyższych regulacji bez znaczenia pozostaje fakt, czy osoba ta była zatrudniona na wyższym stanowisku w służbie cywilnej w tym samym czy w innym urzędzie niż ten, w którym udzielono jej urlopu bezpłatnego na czas powołania.

Jak postępować z umowami lojalnościowymi związanymi z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych osób, które otrzymają urlop bezpłatny na zajmowanym stanowisku lub którym wygaśnie umowa o pracę?

Przepisy nowelizacji nie wprowadzają żadnych szczególnych unormowań dotyczących wzajemnych praw i obowiązków pracodawcy oraz pracownika, związanych umową zawartą na podstawie art. 1034 § 1 Kodeksu pracy. Jak wynika z tego przepisu z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe pracodawca zawiera umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Zobowiązania wynikające z tej umowy należy zatem ustalać w oparciu o treść tej umowy, do czego uprawnione są wyłącznie strony tej umowy, które w razie konieczności mogą również modyfikować jej treść. Pamiętać jednak należy, że zobowiązanie pracownika do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę jest dopuszczalne wyłącznie w granicach określonych w art. 1035 Kodeksu pracy. Zgodnie bowiem z art. 1034 § 2 Kodeksu pracy umowa określająca wzajemne prawa i obowiązki stron nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy rozdziału III Działu czwartego Kodeksu pracy.

W jaki sposób należy liczyć okres pracy uprawniający do nagrody jubileuszowej osobie, której udzielono urlopu bezpłatnego na czas powołania na wyższe stanowisko w służbie cywilnej?

Zgodnie z art. 91 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej do okresów pracy za które członkowi korpusu służby cywilnej (w tym osobie powołanej na wyższe stanowisko w służbie cywilnej) przysługuje nagroda jubileuszowa wlicza się wszystkie poprzednie zakończone okresy zatrudnienia oraz inne udowodnione okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Ponadto zgodnie z § 5 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 stycznia 2016 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 125) członkowi korpusu służby cywilnej, który wykonuje pracę w urzędzie w czasie urlopu bezpłatnego udzielonego przez pracodawcę w celu wykonywania tej pracy, okres zatrudnienia u tego pracodawcy poprzedzający dzień rozpoczęcia urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy uprawniającego do nagrody jubileuszowej.

Czy osobom powołanym na wyższe stanowiska w służbie cywilnej przysługuje odbiór nadgodzin?

Kwestie czasu pracy członków korpusu służby cywilnej regulują przepisy ustawy o służbie cywilnej oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 kwietnia 2007 r.  w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej (Dz. U. Nr 76 poz. 505, z późn.zm.), które, zgodnie z art. 207 ust. 2 ww. ustawy, zachowuje moc do czasu wejścia w życie nowych przepisów wykonawczych. W zakresie unormowanym tymi przepisami – w związku z art. 9
ust. 1 ustawy o służbie cywilnej – nie stosuje się powszechnie obowiązujących regulacji.

Art. 97 ust. 5 ustawy o służbie cywilnej stanowi, że jeżeli wymagają tego potrzeby urzędu, członek korpusu służby cywilnej na polecenie przełożonego wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych, w tym w wyjątkowych przypadkach także w nocy oraz w niedziele i święta. Jak wynika z tego przepisu członkowi korpusu służby cywilnej (urzędnikowi i pracownikowi służby cywilnej oraz osobie zatrudnionej na wyższym stanowisku w służbie cywilnej) można wydać polecenie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych. Natomiast kwestia rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych członków korpusu służby cywilnej została uregulowana w przepisach art. 97 ust. 6 – 8 ustawy o służbie cywilnej, który zawiera szczególne regulacje w tym zakresie. Przepisy te regulują kwestię rekompensowania pracy urzędników oraz pracowników służby cywilnej w godzinach nadliczbowych, różnicując uprawnienia dla tych osób z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, nie przewidują natomiast rekompensaty z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych w przypadku osób zatrudnionych na wyższych stanowiskach w służbie cywilnej.

Należy jednak podkreślić, że w przypadku członków korpusu służby cywilnej należy stosować ograniczenia wynikające z konieczności stosowania – w związku z art. 9 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej – przepisów art. 132 i 133 Kodeksu pracy, określających prawo pracownika do nieprzerwanego 11- godzinnego dobowego i 35 - godzinnego tygodniowego odpoczynku.

W jaki sposób należy zakończyć proces przeprowadzania ocen okresowych osób zajmujących dotychczas wyższe stanowiska w służbie cywilnej?

W przypadku ocen okresowych osób zajmujących dotychczas wyższe stanowiska w służbie cywilnej, które nie zostały zakończone przed dniem wejścia w życie nowelizacji stosuje się przepisy dotychczasowe (art. 9 nowelizacji). Będą to zatem przepisy ustawy o służbie cywilnej przed zmianami oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 lipca 2015 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1143) albo – w związku z § 14 ww. aktu wykonawczego – rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 74, poz. 633).

Dodać przy tym należy, że w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy po upływie terminu wyznaczonego na sporządzenie oceny okresowej, ocena ta powinna zostać dokonana w ustalonym terminie. Z kolei zmiana warunków zatrudnienia pracownika służby cywilnej albo przeniesienie urzędnika służby cywilnej na inne stanowisko spowoduje zmianę zajmowanego przez niego stanowiska z wyższego stanowiska w służbie cywilnej na inne stanowisko niebędące wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej. Jeżeli do zmiany tej dojdzie po upływie terminu wyznaczonego na sporządzenie oceny okresowej, ocena ta powinna również zostać dokonana w ustalonym terminie. Gdyby zaś do zmiany stanowiska pracy doszło przed terminem wyznaczonym na sporządzenie oceny okresowej, należy zastosować art. 81 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej. Przepis ten wprowadza obowiązek sporządzenia oceny w razie zmiany stanowiska pracy, wiążącej się z istotną zmianą zakresu obowiązków, jeżeli od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż 6 miesięcy, a w przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, jeżeli okres podlegający ocenie jest dłuższy niż 6 miesięcy. Jeżeli natomiast nie upłynęło 6 miesięcy ocena jest „zawieszana” na czas udzielonego w okresie powołania na wyższe stanowisko w służbie cywilnej urlopu bezpłatnego. Po tym czasie ocena powinna być kontynuowana według dotychczasowych zasad, tj. na podstawie wcześniej wybranych kryteriów oceny i w ustalonym wcześniej terminie. W razie powołania dłuższego niż miesiąc nastąpi przedłużenie terminu sporządzenia oceny o czas tej nieobecności (art. 81 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej).

Czy obecnie przysługujące dodatki służby cywilnej mają być naliczane do czasu zmiany podstawy zatrudnienia na powołanie?

Dodatek służby cywilnej przysługuje urzędnikowi służby cywilnej niezależnie od tego jakie stanowisko zajmuje. Przysługuje mu zatem także, gdy w okresie 30 dni od dnia wejścia w życie nowelizacji zajmuje wyższe stanowisko w służbie cywilnej, pozostając tym samym w stosunku pracy z mianowania w służbie cywilnej (a nie w stosunku pracy z powołania). Natomiast wynagrodzenie osób zajmujących wyższe stanowiska w służbie cywilnej, o którym mowa w art. 85 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej, tj. nieobejmujące dodatku służby cywilnej, a obejmujące m.in. dodatek funkcyjny, przysługuje wyłącznie osobom zajmującym wyższe stanowiska w służbie cywilnej na podstawie powołania na mocy art. 53a ust. 1 – 4 ustawy o służbie cywilnej.

Wobec powyższego uznać należy, że dodatki służby cywilnej dla urzędników służby cywilnej nadal zatrudnionych na wyższych stanowiskach w służbie cywilnej powinny być naliczane przez cały czas pozostawania w stosunku pracy z mianowania w służbie cywilnej na tych stanowiskach, w tym również po 23 stycznia 2016 r., a także na innych stanowiskach w służbie cywilnej objętych w wyniku przeniesienia w trybie art. 6 ust. 3 nowelizacji, aż do chwili, w której osoby te zostaną powołane na wyższe stanowisko w służbie cywilnej i jednocześnie udzielony zostanie im urlop bezpłatny w ramach stosunku pracy z mianowania.

Z czego sfinansować wynagrodzenie urzędnika oraz pracownika służby cywilnej, któremu po zakończeniu urlopu bezpłatnego należy wyznaczyć stanowisko zgodne z jego kwalifikacjami i umiejętnościami zawodowymi?

W nowelizacji nie przewidziano dodatkowych środków finansowych związanych z jej wejściem w życie oraz nie wskazano rezerwy celowej budżetu państwa jako źródła finansowania zmian kadrowych związanych z wdrożeniem i realizacją. Oznacza to, że wynagrodzenie członka korpusu służby cywilnej, któremu po zakończeniu urlopu bezpłatnego należy wyznaczyć stanowisko zgodne z jego kwalifikacjami i umiejętnościami zawodowymi, będzie finansowane w ramach środków na wynagrodzenia będących w dyspozycji poszczególnych dysponentów.

Czy pracownikowi służby cywilnej przysługuje okres wypowiedzenia w trybie art. 70 Kodeksu pracy, jeżeli po powołaniu na wyższe stanowisko w służbie cywilnej złoży rezygnację?

Art. 70 Kodeksu pracy reguluje kwestie odwołania pracownika zatrudnionego na podstawie powołania przez organ, który go powołał. Nie ma przeszkód prawnych, aby rozwiązanie stosunku pracy na podstawie powołania nastąpiło z inicjatywy samego pracownika. Złożenie przez pracownika ewentualnej „rezygnacji” powinno być rozumiane, zależnie od treści oświadczenia woli jako:

  • wypowiedzenie dokonane przez pracownika,
  • propozycja rozwiązania stosunku pracy za porozumieniem stron,
  • zachęta w stosunku do pracodawcy, aby sam dokonał odwołania równoznacznego z wypowiedzeniem stosunku pracy.

W przypadku pierwszym i trzecim dojdzie do rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem. Przy czym nie ma znaczenia prawnego czy był to pierwszy czy kolejny stosunek pracy tego członka korpusu służby cywilnej nawiązany na podstawie powołania. Okres wypowiedzenia będzie liczony zgodnie z art. 36 § 1 Kodeksu pracy.