Obowiązki i uprawnienia

Przedstawiając poniższe wyjaśnienia Departament Służby Cywilnej uprzejmie informuje, że podmiotem odpowiedzialnym za dokonywanie czynności ze stosunku pracy wobec osób zatrudnionych w danym urzędzie, stosowanie prawa i dokonywanie jego wykładni jest pracodawca. W związku z powyższym wyjaśnienia Departamentu Służby Cywilnej mają charakter opinii, a nie wiążącej wykładni prawa. W razie sporu dotyczącego stosunku pracy, jedynie sąd pracy jest uprawniony do jego wiążącego rozstrzygnięcia.

1. Czy w urzędzie może powstać stosunek pośredniej podległości służbowej pomiędzy członkami rodziny?

2. Czy członek korpusu służby cywilnej musi uzyskać zgodę dyrektora generalnego urzędu na dodatkowe zatrudnienie lub zajęcia zarobkowe?

3. Czy ograniczenia swobody podejmowania dodatkowych zajęć wynikające z ustawy o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne mają zastosowanie do członków korpusu służby cywilnej?

4. Które przepisy należy stosować w zakresie zasad udzielania dodatkowego urlopu wypoczynkowego dla urzędnika służby cywilnej?
 

CZAS PRACY

5. Jakie przepisy określają kwestie dotyczące czasu pracy w służbie cywilnej?

6. Jakie systemy czasu pracy można stosować w służbie cywilnej?

7. Czy w ramach podstawowego systemu czasu pracy możliwe jest ustalenie dwumiesięcznych okresów rozliczeniowych?

8. Kto ustala rozkład i wymiar czasu pracy członków korpusu służby i w jakich godzinach powinna odbywać się praca w urzędach?

9. W jakich godzinach w urzędzie powinny być wykonywane zadania związane z obsługą interesantów?

10. W jaki sposób rekompensowana jest praca w godzinach nadliczbowych?

11. W jaki sposób rekompensować pracę w godzinach nadliczbowych członka korpusu służby cywilnej zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy?

12. Czy do rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych pracowników zarządzających zakładem pracy, głównego księgowego lub kierowników komórek orgganizacyjnych w urzędzie należy stosować uregulowania Kodeksu pracy dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych kadry kierowniczej, czy też przepisy ustawy o służbie cywilnej?

13. Czy w urzędzie powinien być ustalony okres rozliczeniowy?

14. Jakie normy ochronne obowiązują przy wykonywaniu pracy w godzinach nadliczbowych?

15. Czy w służbie cywilnej można stosować tzw. ruchomy czas pracy?

16. Czy w administracji rządowej dopuszczalne jest wykonywanie pracy w formie telepracy?
 

1. Czy w urzędzie może powstać stosunek pośredniej podległości służbowej pomiędzy członkami rodziny?

 Nie. W urzędzie małżonkowie nie mogą być ze sobą w stosunku podległości służbowej, tzn. jedno nie może być przełożonym drugiego*. Ta sama zasada dotyczy rodziców i dzieci, dziadków i wnuków oraz rodzeństwa. W tym zakazie mieszczą się również relacje między zięciem, synową a teściami.

Wspomniany zakaz dotyczy zarówno podległości bezpośredniej, jak i pośredniej.

* art. 79 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm.)

2. Czy członek korpusu służby cywilnej musi uzyskać zgodę dyrektora generalnego urzędu na dodatkowe zatrudnienie lub zajęcia zarobkowe?

Odpowiedź zależy od statusu osoby zatrudnionej w służbie cywilnej. Każdy członek korpusu służby cywilnej musi uzyskać zgodę dyrektora generalnego (kierownika urzędu) na dodatkowe zatrudnienie, tj. świadczenie pracy na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania i wyboru. Natomiast tylko urzędnicy służby cywilnej i osoby powołane na wyższe stanowiska musza uzyskać zgodę na dodatkowe zarobkowanie, np. w formie umowy zlecenia, umowy o dzieło i działalności gospodarczej*.

Podejmując jakąkolwiek działalność poza służbową członek korpusu musi pamiętać, że nie może być ona sprzeczna z obowiązkami wynikającymi z ustawy i podważać zaufania do służby cywilnej.

* art. 80 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm.)

3. Czy ograniczenia swobody podejmowania dodatkowych zajęć, które wynikają z ustawy o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne* mają zastosowanie do członków korpusu służby cywilnej?

 Tak, pod warunkiem, że zajmują oni następujące stanowiska:

  • dyrektora generalnego urzędu,
  • dyrektora departamentu (jednostki równorzędnej) i jego zastępcy
  • naczelnika wydziału (jednostki równorzędnej) w urzędach naczelnych i centralnych organów państwowych,
  • głównego księgowego, kierownika urzędu rejonowego i jego zastępcy oraz głównego księgowego w urzędach terenowych organów rządowej administracji ogólnej,
  • kierownika urzędu i jego zastępcy - w urzędach terenowych organów rządowej administracji specjalnej,
  • równorzędne pod względem płacowym ze stanowiskami wyżej wymienionymi,
  • w Krajowej Administracji Skarbowej.

Osoby te podlegają ograniczeniom m.in. w podejmowaniu działalności gospodarczej, członkostwie w radach nadzorczych i zarządach spółek, spółdzielni i fundacji**.

* ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publicznej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1393)

**art. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne.

4. Które przepisy należy stosować w zakresie zasad udzielania dodatkowego urlopu wypoczynkowego dla urzędnika służby cywilnej?

Dodatkowy urlop, który przysługuje urzędnikowi służby cywilnej na mocy ustawy o służbie cywilnej*, jest urlopem wypoczynkowym. Ustawa ta reguluje kwestie dotyczące jego wymiaru, w tym wzrostu wymiaru i okresu, od którego jest on uzależniony. W pozostałym zakresie stosuje się przepisy Kodeksu pracy regulujące tematykę urlopów wypoczynkowych.

* art. 105 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm.)

5. Jakie przepisy określają kwestie dotyczące czasu pracy w służbie cywilnej?

Czas pracy członków korpusu służby cywilnej regulują przepisy ustawy o służbie cywilnej* oraz rozporządzenie w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej**. Jeśli coś nie zostało unormowane tymi przepisami, wtedy stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy.

* art. 97 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm.)

** rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 kwietnia 2007 r. w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej (Dz. U. poz. 505 z późn. zm.)

6. Jakie systemy czasu pracy można stosować w służbie cywilnej?

Ustawa o służbie cywilnej określa dwa systemy czasu pracy*. Tylko te systemy mogą być stosowane w służbie cywilnej. Są to:

  • system podstawowy, w którym czas pracy nie może przekraczać ośmiu godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo w okresie rozliczeniowym, który nie może być dłuższy niż osiem tygodni,
  • system równoważny, w którym w uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest przedłużenie czasu pracy do 12 godzin na dobę i średnio 40 godzin na tydzień w okresie rozliczeniowym, który nie może być dłuższy niż 12 tygodni.

W stosunku do członków korpusu służby cywilnej nie można stosować kodeksowych systemów czasu pracy.

* art. 97 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm.)

7. Czy w ramach podstawowego systemu czasu pracy możliwe jest ustalenie dwumiesięcznych okresów rozliczeniowych?

Nie. W ramach podstawowego systemu czasu pracy okres rozliczeniowym nie może być dłuższy niż osiem tygodni*. Okres rozliczeniowy, który wynosi dwa miesiące, jest dłuższy niż 8 tygodni, a więc jest niedopuszczalny w tym systemie czasu pracy.

* art. 97 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm.)

8. Kto ustala rozkład i wymiar czasu pracy członków korpusu służby i w jakich godzinach powinna odbywać się praca w urzędach?

Za organizację czasu pracy w urzędzie odpowiedzialny jest dyrektor generalny (kierownik) urzędu. Przy ustalaniu rozkładu i wymiaru czasu pracy musi on wziąć pod uwagę, że praca w urzędzie powinna być wykonywana od poniedziałku do piątku w godzinach między 8.15 a 16.15*.

*rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 kwietnia 2007 r. w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej (Dz. U. poz. 505 z późn. zm.)

9. W jakich godzinach w urzędzie powinny być wykonywane zadania związane z obsługą interesantów?

W urzędach, w których wykonywane są zadania związane z obsługą interesantów, rozkład i wymiar czasu pracy pracowników powinien być ustalony w taki sposób, aby co najmniej w jednym dniu tygodnia zadania te były wykonywane w godzinach między 8.00 a 18.00.

10. W jaki sposób rekompensowana jest praca w godzinach nadliczbowych?

Praca w godzinach nadliczbowych w służbie cywilnej rekompensowana jest wyłącznie czasem wolnym. Zasady tej rekompensaty zależą od statusu pracownika.

Pracownikowi służby cywilnej przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze za każdą pracę w godzinach nadliczbowych, wykonywaną również w nocy lub w sobotę, niedzielę i święto*.

Urzędnikowi służby cywilnej za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną w porze nocnej przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze. Natomiast za pracę w niedzielę – urzędnikowi przysługuje dzień wolny od pracy w najbliższym tygodniu, zaś za pracę w święto -  przysługuje inny dzień wolny**. Za to nie ma możliwości rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych wykonywanej przez urzędnika służby cywilnej w porze dziennej od poniedziałku do soboty.

Osobom zatrudnionym na wyższych stanowiskach w służbie cywilnej nie przysługuje rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych.

* art. 97 ust. 5- 6 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm.)

** art. 97 ust. 7-8 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm.)

11. W jaki sposób rekompensować pracę w godzinach nadliczbowych członka korpusu służby cywilnej zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy?

Rekompensowanie pracy w godzinach nadliczbowych w służbie cywilnej nie zależy od wymiaru etatu, tylko od statusu pracowniczego członka korpusu służby cywilnej. Zatem rekompensata pracy w godzinach nadliczbowych następuje zgodnie z tym, czy jest się pracownikiem, urzędnikiem, czy osobą zatrudniona na wyższym stanowisku.

12. Czy do rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych pracowników zarządzających zakładem pracy, głównego księgowego lub kierowników komórek organizacyjnych w urzędzie należy stosować uregulowania Kodeksu  pracy dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych kadry kierowniczej, czy też przepisy ustawy o służbie cywilnej?

Osoby te są członkami korpusu służby cywilnej, a zagadnienia dotyczące rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych tych osób reguluje ustawa o służbie cywilnej. W tym zakresie przepisy Kodeksu pracy nie mają zastosowania. Ustawa o służbie cywilnej nie uzależnia rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych od zajmowanego stanowiska, tylko od statusu pracowniczego, czyli od tego czy jest się pracownikiem, urzędnikiem czy osobą zatrudnioną na wyższym stanowisku.

13. Czy w urzędzie powinien być ustalony okres rozliczeniowy?

Obowiązek ustalenia systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych wynika z ogólnych przepisów prawa pracy*. Odpowiedzialność za organizację pracy ponosi dyrektor generalny urzędu**.

* art. 150 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1964 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666, z późn. zm.)

** art. 25 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1345, z późn. zm.)

14. Jakie normy ochronne obowiązują przy wykonywaniu pracy w godzinach nadliczbowych?

Ochronny charakter mają przepisy ustawy o służbie cywilnej, które przewidują, że praca w godzinach nadliczbowych powinna być zlecana tylko gdy wymagają tego potrzeby urzędu*.  Normy ochronne czasu pracy zostały określone w Kodeksie pracy. Zlecając pracę w godzinach nadliczbowych przełożony musi mieć na uwadze prawo pracownika do nieprzerwanego 11-godzinnego odpoczynku dobowego i 35-godzinnego odpoczynku w każdym tygodniu pracy**.

** Art. 97 ust 5 ustawy

* art. 132 i 133 ustawy z dnia 26 czerwca 1964 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666, z późn. zm.)

15. Czy w służbie cywilnej można stosować tzw. ruchomy czas pracy?

Tak. Wprowadzenie w urzędzie rozkładu czasu pracy, który przewiduje różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy lub przedział czasowy, w którym należy rozpocząć pracę, odbywa się na podstawie Kodeksu pracy*. O wprowadzeniu tego rozkładu czasu pracy decyduje dyrektor generalny (kierownik) urzędu w porozumieniu z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi.

* 140¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1964 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666, z późn. zm.)

16. Czy w administracji rządowej dopuszczalne jest wykonywanie pracy w formie telepracy?

Tak. Decyzję podejmuje dyrektor generalny (kierownik) urzędu, który powinien wziąć  pod uwagę konieczność zapewnienia funkcjonowania i ciągłości pracy urzędu, warunków jego działania, a także właściwej organizacji pracy.