Oceny pracownicze

Przedstawiając poniższe wyjaśnienia Departament Służby Cywilnej uprzejmie informuje, że podmiotem odpowiedzialnym za dokonywanie czynności ze stosunku pracy wobec osób zatrudnionych w danym urzędzie, stosowanie prawa i dokonywanie jego wykładni jest pracodawca. W związku z powyższym wyjaśnienia Departamentu Służby Cywilnej mają charakter opinii, a nie wiążącej wykładni prawa. W razie sporu dotyczącego stosunku pracy, jedynie sąd pracy jest uprawniony do jego wiążącego rozstrzygnięcia.

 

Pytania i odpowiedzi dotyczące nowych rozporządzeń w sprawie ocen okresowych i pierwszej oceny z 2015 r.:

 

1. Czym jest ocena pracownicza?
 

2. Czy urlop wypoczynkowy należy uznać za usprawiedliwioną nieobecność, o której mowa w przepisach art. 35 ust. 4 oraz art. 81 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej?
 

3. Czy nieprzestrzeganie przez oceniającego przepisów dot. przeprowadzenia pierwszej oceny w służbie cywilnej bądź oceny okresowej (np. nieprzeprowadzenie rozmowy oceniającej, naruszenie terminów) powoduje nieważność tej oceny?
 

4. Czy nieprzestrzeganie przez oceniającego przepisów w zakresie sporządzania ocen w służbie cywilnej może skutkować konsekwencjami wobec oceniającego?
 

5. Czy Szef Służby Cywilnej może nakazać dyrektorowi generalnemu urzędu konkretne postępowanie w zakresie dokonywania ocen w służbie cywilnej, np. uwzględnienie sprzeciwu od oceny okresowej, unieważnienie oceny?
 

 

OCENY OKRESOWE
 

6. Czy wszyscy członkowie korpusu służby cywilnej podlegają ocenie okresowej?
 

7. Kto sporządza ocenę okresową?
 

8. Czego dotyczy ocena okresowa?
 

9. Jak często sporządza się ocenę okresową?
 

10. Od jakiego momentu należy liczyć 24-miesięczny termin oceny?
 

11. Jak należy liczyć termin 24-miesięczny termin oceny?
 

12. Czy w razie przeniesienia członka korpusu służby cywilnej zajmującego stanowisko księgowego do innego urzędu również na stanowisko księgowego, na którym będą realizowane zadania zbieżne z tymi, które do tej pory realizował istnieje obowiązek sporządzenia oceny okresowej, jeżeli od dnia rozpoczęcia tej oceny upłynęły 22 miesiące?
 

13. Jak należy postąpić w sytuacji, kiedy w arkuszu oceny wpisano błędny termin oceny okresowej?
 

14. Czy w czasie nieobecności oceniającego inna osoba może sporządzić ocenę okresową?
 

15. Czy przekształcenie stosunku pracy z umowy o pracę na czas nieokreślony w mianowanie w służbie cywilnej pociąga za sobą jakieś konsekwencje dotyczące oceny okresowej?
 

16. Czy wypełnienie wniosków dotyczących indywidualnego programu rozwoju zawodowego w ocenie okresowej jest obowiązkowe?
 

17. Czy sformułowanie „po upływie 6 miesięcy od dnia zapoznania się z oceną” zawarte w przepisie art. 81 ust. 9 ustawy o służbie cywilnej oznacza, że ocena okresowa sporządzana w tym trybie może być sporządzona np. 12 miesiąca od dnia zapoznania się ocenianego z negatywną oceną okresową?
 

18. Jak postępować w sytuacji, gdy bezpośredni przełożony jest nieobecny w terminie sporządzenia oceny okresowej na piśmie (nieobecność trwa krótko, np. 2 dni)?
 

19. Czy ocena okresowa członka korpusu służby cywilnej zatrudnionego na stanowisku radcy prawnego powinna uwzględniać ocenę Okręgowej Izby Radców Prawnych – przeprowadzoną w oparciu o ustawę o radcach prawnych?
 

20. Czy w razie powierzenia pracownikowi innej pracy, na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy, która wiąże się z istotną zmianą realizowanych obowiązków w tym czasie, następuje obowiązek sporządzenia oceny okresowej w związku z art. 81 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej?
 

21. Czy w przypadku usprawiedliwionej nieobecności pracownika, np. spowodowanej chorobą, trwającej dłużej niż miesiąc, okres podlegania ocenie sporządzanej w trybie art. 81 ust. 9 ustawy o służbie cywilnej – czyli po otrzymaniu negatywnej oceny okresowej – ulega wydłużeniu o tę nieobecność?
 

22. Czy z urzędnikiem służby cywilnej będącym w okresie przedemerytalnym można rozwiązać stosunek pracy w związku z otrzymaniem przez niego dwóch, następujących po sobie, negatywnych ocen okresowych (art. 71 ust. 1 pkt 1 ustawy o służbie cywilnej)?
 

23. Czy w przypadku otrzymania przez urzędnika służby cywilnej drugiej negatywnej oceny okresowej, będącej jego kolejną negatywną oceną, i złożeniu przez tego urzędnika odwołania do sądu pracy, pracodawca powinien wstrzymać się z wypowiedzeniem stosunku pracy temu urzędnikowi do czasu wydania prawomocnego wyroku?
 

 

PIERWSZA OCENA
 

24. Kto podlega pierwszej ocenie w służbie cywilnej?
 

25. Czy absolwent KSAP podlega pierwszej ocenie w służbie cywilnej?
 

26. Czy osoba, która była już wcześniej zatrudniona kilka razy w służbie cywilnej na podstawie umowy o pracę na czas określony jest osobą podejmującą po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej?
 

27. Jak należy przedłużyć okres trwania umowy o pracę, o którym mowa w art. 35 ust. 4 ustawy o służbie cywilnej?
 

28. Czy kierujący komórką organizacyjną w przypadku przyznania pozytywnej pierwszej oceny ma obowiązek wnioskowania do dyrektora generalnego urzędu o zawarcie z ocenionym umowy o pracę na czas nieokreślony?
 

29. Czy negatywna pierwsza ocena uniemożliwia ponowne zatrudnienie tej osoby?
 

30. Czy z pracownikiem, z którym została zawarta umowa o pracę na czas określony 12 miesięcy (na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej) można zawrzeć umowę o pracę na czas nieokreślony przed upływem tego terminu jeżeli uzyskał on pozytywną pierwszą ocenę w służbie cywilnej?
 

31. Czy z pracownikiem zatrudnionym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej, który uzyskał pozytywną pierwszą ocenę w służbie cywilnej a kierujący komórką organizacyjną złożył do dyrektora generalnego urzędu wniosek o zawarcie z tym pracownikiem umowy o pracę na czas nieokreślony można zawrzeć kolejną umowę o pracę na czas określony?

32. Czy pracownik może wnieść np. do dyrektora generalnego sprzeciw od pierwszej oceny w służbie cywilnej?
 

33. W jaki sposób należy wyznaczyć ostatni możliwy dzień na sporządzenie pierwszej oceny w służbie cywilnej?
 

 

 

 

1. Czym jest ocena pracownicza?

 

Ocena pracownicza jest jednym z podstawowych narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi, które polega na ocenie pracownika na podstawie wykonywanej przez niego pracy.

Ocena ta spełnia dwie główne funkcje:

  • ewaluacyjną (odnosi się przede wszystkim do oceny wyników pracy ocenianej osoby),
  • rozwojową (skupia się na aspektach rozwojowych, m.in. poprzez wskazanie mocnych i słabych stron pracownika oraz wskazanie sposobów, w jaki powinny być uzupełniane luki kompetencyjne pracownika).

Istnieje wiele typologii ocen oraz technik ich sporządzania.

Najpopularniejsze podziały ocen to:

  • ocena sformalizowana – ocena dokonywana na podstawie sformalizowanych procedur i zasad, najczęściej dokonywana w stałych odstępach czasowych (cyklach) – stąd również nazywana oceną okresową,
  • ocena niesformalizowana – ocena bieżąca dokonywana w codziennej pracy przez przełożonego,

 

a także:

  • metoda absolutna – porównywanie pracownika z ustalonymi standardami (kryteriami ocen),
  • metoda relatywna – porównywanie pracowników między sobą (np. ranking, metoda porównywania parami, metoda rozkładu normalnego).

 

Natomiast wśród technik sporządzania ocen wymienić można wymienić:

  • ocena opisowa (kładąca głównie nacisk na opis zachowań pracownika i kwestie rozwojowe),
  • ocena punktowa (ocena oparta na punktowej skali ocen; wśród nich możemy wyróżnić proste, jak i skale ważone),

 Szczególnym rodzajem oceny jest tzw. ocena 360°, która sporządzana jest przez wielu oceniających, np. podwładnych, współpracowników, klientów zewnętrznych.

Reasumując, ocena pracownicza służy przede wszystkim poprawie efektywności pracy, podejmowaniu decyzji kadrowych (np. w sprawach awansów, nagradzania), planowaniu zatrudnienia, jest również pomocna w ustalaniu ścieżek kariery pracowników oraz kształtowaniu wysokości wynagrodzeń.

 

2. Czy urlop wypoczynkowy należy uznać za usprawiedliwioną nieobecność, o której mowa w przepisach art. 35 ust. 4 oraz art. 81 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej?

Okresami usprawiedliwionej nieobecności, o których mowa w art. 35 ust. 4 oraz art. 81 ust. 7 ustawy, są wszystkie okresy pozostawania w stosunku pracy i nieświadczenia pracy, które uznaje się za usprawiedliwione na mocy przepisów Kodeksu pracy, ustawy o służbie cywilnej, rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. Nr 60, poz. 281 ze zm.), a także innych przepisów, na podstawie których niektóre kategorie pracowników korzystają z dodatkowych zwolnień od pracy. Zatem okolicznościami usprawiedliwiającymi nieobecność mogą być np.: urlop wypoczynkowy, urlop szkoleniowy, choroba, urlop bezpłatny, urlop macierzyński, urlop wychowawczy.

 

3. Czy nieprzestrzeganie przez oceniającego przepisów dot. przeprowadzenia pierwszej oceny w służbie cywilnej bądź oceny okresowej (np. nieprzeprowadzenie rozmowy oceniającej, naruszenie terminów) powoduje nieważność tej oceny?

Czynności wykonywane przez oceniającego w trakcie przeprowadzania procesu oceniania członka korpusu służby cywilnej są czynnościami z zakresu prawa pracy. W prawie pracy obowiązuje zaś zasada, że skutek prawny w postaci nieważności z mocy prawa występuje jedynie wówczas, gdy przepis prawa tak stanowi (np. art. 18 § 2 i 3, art. 1013, art. 292 Kodeksu pracy). Przepisy ustawy o służbie cywilnej nie przewidują nieważności czynności dokonanych z naruszeniem prawa przez oceniającego przeprowadzającego pierwszą ocenę lub ocenę okresową podległych członków korpusu służby cywilnej. W związku z tym naruszenia przepisów w zakresie przeprowadzania ocen w służbie cywilnej nie powodują nieważności z mocy prawa oceny, przy sporządzaniu której doszło do tych nieprawidłowości. Natomiast ewentualne naruszenia obowiązujących zasad przeprowadzania oceny okresowej mogą stanowić podstawę do skorzystania przez ocenianego z przysługujących mu środków odwoławczych przewidzianych w art. 83 ustawy o służbie cywilnej. W przypadku pierwszej oceny w służbie cywilnej przepisy ustawy o służbie cywilnej nie przewidują trybu odwoławczego od sporządzonej oceny, a zatem ani dyrektorowi generalnemu urzędu, ani Szefowi Służby Cywilnej nie przysługują uprawnienia do zmiany treści pierwszej oceny w służbie cywilnej dokonanej przez bezpośredniego przełożonego w porozumieniu z kierującym komórką organizacyjną. Jednakże ze względu na to, że sporządzenie pierwszej oceny w służbie cywilnej jest czynnością z zakresu prawa pracy, pracownik którego prawa zostały naruszone w związku z tą oceną może dochodzić swoich roszczeń z tego tytułu na drodze sądowej – przed sądem pracy.

 

4. Czy nieprzestrzeganie przez oceniającego przepisów w zakresie sporządzania ocen w służbie cywilnej może skutkować konsekwencjami wobec oceniającego?

Nieprzestrzeganie przepisów w zakresie dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej oraz oceny okresowej może zostać uznane za naruszenie obowiązków pracowniczych przez oceniającego i być podstawą do podjęcia przez pracodawcę różnych działań, w tym do objęcia oceniających odpowiedzialnością dyscyplinarną.

 

5. Czy Szef Służby Cywilnej może nakazać dyrektorowi generalnemu urzędu konkretne postępowanie w zakresie dokonywania ocen w służbie cywilnej, np. uwzględnienie sprzeciwu od oceny okresowej, unieważnienie oceny?

Przepisy ustawy o służbie cywilnej przewidują kompetencje Szefa Służby Cywilnej m.in. do czuwania nad przestrzeganiem zasad służby cywilnej i kierowania procesem zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej, lecz uprawnienia te nie obejmują wydawania przez Szefa Służby Cywilnej wiążących poleceń w sprawach z zakresu prawa pracy należących do wyłącznej właściwości pracodawcy. Nie jest zatem możliwe wydanie przez Szefa Służby Cywilnej polecenia dyrektorowi generalnemu urzędu w sprawie dotyczącej wykonywania przez niego – w imieniu pracodawcy – czynności ze stosunku pracy wobec osób zatrudnionych w kierowanym przez niego urzędzie.

 

6. Czy wszyscy członkowie korpusu służby cywilnej podlegają ocenie okresowej?

Ocenie okresowej podlegają wyłączenie pracownicy służby cywilnej zatrudnieni na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony oraz urzędnicy służby cywilnej (art. 81. ust. 1 ustawy o służbie cywilnej). Zatem pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę na czas określony nie podlegają ocenie okresowej.

 

7. Kto sporządza ocenę okresową?

Ocenę okresową sporządza, co do zasady, bezpośredni przełożony ocenianego (a także osoby wymienione w art. 81 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej). W przypadku osób nie zajmujących wyższych stanowisk w służbie cywilnej będzie to osoba wskazana w punkcie 2.2 opisu zajmowanego stanowiska pracy, a w przypadku osób zajmujących wyższe stanowiska w służbie cywilnej będzie to osoba, o której mowa w punkcie 5.1 opisu zajmowanego stanowiska pracy.

 

8. Czego dotyczy ocena okresowa?

Ocena okresowa dotyczy wykonywania przez członka korpusu służby cywilnej obowiązków wynikających z opisu zajmowanego przez niego stanowiska pracy (art. 81 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej).

 

9. Jak często sporządza się ocenę okresową?

Ocenę okresową sporządza się, co do zasady, co 24 miesiące (art. 81 ust. 4 ustawy o służbie cywilnej). Ocenę okresową należy sporządzić we wcześniejszym terminie w razie zmiany stanowiska pracy, wiążącej się z istotną zmianą zakresu obowiązków, pod warunkiem że od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż 6 miesięcy, a przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, jeżeli okres podlegający ocenie jest dłuższy niż 6 miesięcy (art. 81 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej). W przypadku, gdy ww. okresy są krótsze niż 6 miesięcy oceny się nie sporządza, ale zmianie ulegają kryteria oceny (termin oceny okresowej pozostaje bez zmian). Z kolei w razie usprawiedliwionej nieobecności ocenianego w pracy, trwającej dłużej niż miesiąc, termin 24 miesięczny ulega przedłużeniu o czas tej nieobecności (art. 81 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej). Ocena okresowa może być również sporządzona we wcześniejszym terminie – jeżeli od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż 6 miesięcy, a w przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, jeżeli okres podlegania ocenie jest dłuższy niż 6 miesięcy – w sytuacjach, o których mowa w art. 81 ust. 8 ustawy o służbie cywilnej (decyzję w tej kwestii podejmuje oceniający). Natomiast w sytuacji uzyskania negatywnej oceny okresowej członek korpusu służby cywilnej podlega ponownej ocenie po upływie 6 miesięcy od dnia zapoznania się z oceną (art. 81 ust. 9 ustawy o służbie cywilnej).

 

10. Od jakiego momentu należy liczyć 24-miesięczny termin oceny?

Termin sporządzania ocen okresowych wynikający z art. 81 ust. 4 ustawy o służbie cywilnej należy liczyć od dnia sporządzenia jednej oceny okresowej do dnia sporządzenia kolejnej oceny. W przypadku sporządzania oceny okresowej po raz pierwszy termin ten należy liczyć od dnia, w którym dana osoba zaczęła podlegać obowiązkowi oceny okresowej, tj. od dnia zatrudnienia członka korpusu służby cywilnej na czas nieokreślony.

 

11. Jak należy liczyć termin 24-miesięczny termin oceny?

W związku z brakiem w ustawie o służbie cywilnej regulacji dotyczących liczenia terminu sporządzenia oceny okresowej, zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej w sprawach dotyczących stosunku pracy w służbie cywilnej, nieuregulowanych w ustawie, stosuje się przepisy Kodeksu pracy i inne przepisy prawa pracy. Zgodnie z art. 300 Kodeksu pracy w sprawach nie unormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy. W związku z powyższym do ustalenia terminów dot. ocen okresowych zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 112 Kodeksu cywilnego termin oznaczony w miesiącach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca. Zatem w przypadku sporządzenia oceny okresowej np. w dniu 4 kwietnia 2012 r. termin sporządzenia kolejnej oceny okresowej przypadnie na dzień 4 kwietnia 2014 r.

 

12. Czy w razie przeniesienia członka korpusu służby cywilnej zajmującego stanowisko księgowego do innego urzędu również na stanowisko księgowego, na którym będą realizowane zadania zbieżne z tymi, które do tej pory realizował istnieje obowiązek sporządzenia oceny okresowej, jeżeli od dnia rozpoczęcia tej oceny upłynęły 22 miesiące?

W opisanej sytuacji nie ma konieczności wcześniejszego sporządzenia oceny okresowej, gdyż dokonana zmiana stanowiska pracy nie wiąże się z istotną zmianą zakresu obowiązków, o której mowa w art. 81 ust. 6 ustawy. Zatem możliwe jest dokończenie oceny okresowej w nowym miejscu pracy. Jednakże należy pamiętać o potencjalnych trudnościach przy dokonywaniu oceny w takim przypadku. W sytuacji, gdy omawiana zmiana następuje np. w 2 miesiącu rozpoczętej oceny można uznać, że zmiana miejsca pracy nie powinna mieć większego wpływu na możliwość dokonania rzetelnej i obiektywnej oceny przez nowego oceniającego. Natomiast w sytuacji, gdy ww. przeniesienie następuje np. 2 miesiące przed terminem sporządzenia oceny okresowej to nowy oceniający praktycznie nie będzie mógł dokonać oceny za poprzednie 22 miesiące pracy. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem byłoby albo poczekanie z dokonaniem przeniesienia albo dokonanie wcześniejszej oceny na podstawie przepisu art. 81 ust. 8 pkt 1 ustawy, który umożliwia wcześniejsze sporządzenie oceny okresowej w związku ze zmianą oceniającego. Należy też zwrócić uwagę, że w sytuacji gdy nowy oceniający ma możliwość dokonania oceny tylko za część okresu podlegającego ocenie (np. przeniesienie nastąpiło po 1 roku od rozpoczęcia oceny) wskazane byłoby zasięgnięcie przez nowego oceniającego opinii u poprzedniego bezpośredniego przełożonego nt. sposobu wykonywania pracy przez ocenianego. Opinia ta mogłaby być pomocna przy dokonywaniu oceny okresowej w pierwotnie ustalonym terminie.

 

13. Jak należy postąpić w sytuacji, kiedy w arkuszu oceny wpisano błędny termin oceny okresowej?

Przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej nie regulują kwestii związanych ze sposobem zmiany wskazanego w arkuszu oceny terminu sporządzenia oceny w przypadku, gdy termin ten został ustalony błędnie. Przepisy ww. rozporządzenia stanowią jednak, iż oceniany powinien znać termin sporządzenia oceny – fakt ten potwierdza podpisem w arkuszu oceny. W związku z tym korekta błędnie wskazanego terminu oceny okresowej powinna nastąpić w takim samym trybie, jaki został przewidziany dla ustalenia terminu oceny – oceniający wpisuje do arkusza nowy termin oceny a oceniany potwierdza podpisem zapoznanie się z tym terminem.

 

14. Czy w czasie nieobecności oceniającego inna osoba może sporządzić ocenę okresową?

Nieobecność w pracy ocenianego lub oceniającego nie stanowi sama w sobie prawnej przeszkody dla przeprowadzenia czynności niezbędnych do sporządzenia oceny ani przeszkody dla samego sporządzenia oceny. Trzeba jednak pamiętać, że dokonanie konkretnych czynności – w zależności od sytuacji – może wymagać zgody zarówno ocenianego, jak i oceniającego. Jeśli jednak sporządzenie oceny w taki sposób okazałoby się niemożliwe, np. ze względu na okoliczności nieobecności lub brak zgody ocenianego bądź oceniającego, to w sytuacji przedłużającej się nieobecności bezpośredniego przełożonego, która utrudnia przeprowadzenie oceny, ocenę taką powinien przeprowadzić np. pośredni przełożony, bądź osoba wykonująca zadania w zastępstwie bezpośredniego przełożonego. Jeśli jest taka możliwość, w takich sytuacjach należałoby zasięgnąć opinii bezpośredniego przełożonego.

 

15. Czy przekształcenie stosunku pracy z umowy o pracę na czas nieokreślony w mianowanie w służbie cywilnej pociąga za sobą jakieś konsekwencje dotyczące oceny okresowej?

Zmiana statusu pracownika służby cywilnej na urzędnika służby cywilnej w żaden sposób nie wpływa na proces oceny, chyba, że zmiana ta wiąże się ze spełnieniem przesłanek z art. 81 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej, czyli nastąpiła zmiana stanowiska pracy wiążąca się z istotną zmianą zakresu obowiązków, a od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż 6 miesięcy.

 

16. Czy wypełnienie wniosków dotyczących indywidualnego programu rozwoju zawodowego w ocenie okresowej jest obowiązkowe?

Tak. Zgodnie z art. 81 ust. 5 ustawy o służbie cywilnej ocena okresowa członka korpusu służby cywilnej zawiera wnioski dotyczące indywidualnego programu rozwoju zawodowego a zgodnie z § 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej sporządzenie oceny okresowej polega m.in. na wpisaniu do arkusza oceny wniosków dotyczących indywidualnego programu rozwoju zawodowego ocenianego.

 

17. Czy sformułowanie „po upływie 6 miesięcy od dnia zapoznania się z oceną” zawarte w przepisie art. 81 ust. 9 ustawy o służbie cywilnej oznacza, że ocena okresowa sporządzana w tym trybie może być sporządzona np. 12 miesiąca od dnia zapoznania się ocenianego z negatywną oceną okresową?

W razie uzyskania negatywnej oceny okresowej członek korpusu służby cywilnej podlega ponownej ocenie po upływie 6 miesięcy od dnia zapoznania się z oceną (art. 81 ust. 9 ustawy o służbie cywilnej). Użycie wyrażenia „po upływie 6 miesięcy od dnia zapoznania się z oceną” oznacza, że ponowna ocena okresowa powinna być sporządzona niezwłocznie po dniu, w którym minie 6 miesięcy od dnia zapoznania się ocenianego z oceną negatywną.

 

18. Jak postępować w sytuacji, gdy bezpośredni przełożony jest nieobecny w terminie sporządzenia oceny okresowej na piśmie (nieobecność trwa krótko, np. 2 dni)?

W sytuacji niespodziewanej nieobecności oceniającego – spowodowanej np. chorobą – w dniu, w którym przypadał termin sporządzenia oceny okresowej na piśmie, ocenę tę należy sporządzić na piśmie niezwłocznie po jego powrocie do pracy (z adnotacją o nieobecności na arkuszu).

Obowiązek działania niezwłocznego, jak przyjmuje się powszechnie w doktrynie i orzecznictwie, oznacza nakaz podjęcia określonej czynności natychmiast po ustaniu ewentualnych przyczyn obiektywnie uniemożliwiających dokonanie danej czynności.

 

19. Czy ocena okresowa członka korpusu służby cywilnej zatrudnionego na stanowisku radcy prawnego powinna uwzględniać ocenę Okręgowej Izby Radców Prawnych – przeprowadzoną w oparciu o ustawę o radcach prawnych?

Radcowie prawni zatrudnieni w służbie cywilnej podlegają przepisom ustawy o służbie cywilnej, w tym obowiązkom wynikającym z tej ustawy. Tym samym radcowie prawni, będący członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionymi na czas nieokreślony, podlegają ocenie okresowej dokonywanej przez bezpośredniego przełożonego zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej, natomiast radcowie prawni zatrudnieni zgodnie z art. 35 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej – na podstawie umowy o pracę na czas określony 12 miesięcy – będą podlegali również pierwszej ocenie w służbie cywilnej na zasadach określonych w przepisach ustawy o służbie cywilnej.

Radcowie prawni z tytułu wykonywania zawodu radcy prawnego podlegają również przepisom ustawy o radcach prawnych. Zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o radcach prawnych, oceny pracy zawodowej radcy prawnego dokonuje kierownik jednostki organizacyjnej, po zasięgnięciu opinii radcy prawnego wskazanego przez radę okręgowej izby radców prawnych.

Zgodnie z dotychczas prezentowanym stanowiskiem, radca prawny powinien podlegać dwóm odrębnym ocenom pracowniczym. Jako członek korpusu służby cywilnej podlega bowiem ocenie okresowej bądź pierwszej ocenie w służbie cywilnej, natomiast z tytułu wykonywania zawodu radcy prawnego podlega ocenie na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o radcach prawnych. Wskazywano wówczas, że przepisy ustawy o służbie cywilnej, a także aktów wykonawczych dotyczących ocen członków korpusu służby cywilnej zawierają kompleksowe regulacje w powyższym zakresie i nie przewidują możliwości zasięgania opinii radcy prawnego wskazanego przez radę okręgowej izby radców prawnych.

Mając jednak na uwadze, iż regulacje dotyczące ocen okresowych zawarte w ustawie o służbie cywilnej oraz regulacje w zakresie oceny pracy zawodowej radcy prawnego zawarte w ustawie o radcach prawnych, mają charakter równorzędny i stosowanie jednej z ustaw nie wyłącza właściwości przepisów drugiej, można także uznać, iż obie regulacje powinny być stosowane jednocześnie. Niewątpliwie bowiem ocena okresowa, o której mowa w ustawie o służbie cywilnej jest jednocześnie oceną pracy zawodowej. Ustawa o radcach prawnych gwarantuje natomiast, iż ocena pracy zawodowej tej grupy pracowników będzie dokonywana przy udziale radcy prawnego wskazanego przez radę okręgowej izby radców prawnych.

W związku z powyższym możliwe jest także postawienie tezy, iż dokonywana przez bezpośredniego przełożonego ocena pracownicza przewidziana w art. 81 ustawy o służbie cywilnej musi uwzględniać zasady oceny radcy prawnego, o których mowa w art. 16 ust. 1 ustawy o radcach prawnych, jeżeli wyznaczone kryteria oceny dotyczą wykonywania zawodu radcy prawnego. Tym samym, jeżeli ocenie w służbie cywilnej poddane jest wykonywanie zawodu radcy prawnego zdefiniowane w ustawie o radcach prawnych jako świadczenie pomocy prawnej, a w szczególności udzielanie porad prawnych, sporządzanie opinii prawnych, opracowywanie projektów aktów prawnych oraz występowanie przed sądami i urzędami, taka ocena wymagałaby udziału radcy prawnego wskazanego przez radę okręgowej izby radców prawnych.

W tym miejscu należy wskazać, iż właśnie takie stanowisko zajął Sąd Okręgowy w Warszawie XXI Wydział Pracy (wyrok z dnia 4 czerwca 2012 r. sygn. akt XXI P 209/11), stwierdzając, że ocena okresowa jest oceną pracy zawodowej, a radcowie prawni mają zagwarantowane, iż ocena ich pracy zawodowej będzie dokonywana przy udziale radcy prawnego, wizytatora powołanego przez radę okręgowej izby radców prawnych.

Ponadto, w uzasadnieniu wyroku, Sąd podkreślił, iż przepisy ustawy o służbie cywilnej i przepisy ustawy o radcach prawnych są to przepisy równorzędne i mogą być stosowane jednocześnie, nie pozostają one bowiem w sprzeczności. Stanowisko powyższe podzielił Sąd Apelacyjny w Warszawie III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w wyroku z dnia 6 grudnia 2012 r., sygn. akt III APa 52/12. W uzasadnieniu do wyroku Sąd stwierdził, iż obowiązek zasięgnięcia przy ocenie radcy prawnego – opinii radcy prawnego wskazanego przez radę okręgowej izby radców prawnych, jest adresowany do pracodawcy bez względu na jego charakter i status, a pracodawca ten winien zasięgać tej opinii w każdym przypadku dokonywania przewidzianej prawem oceny pracy zawodowej radcy prawnego, w tym przy sporządzaniu ocen okresowych. Ponadto, w ocenie Sądu, na obowiązek stosowania przepisów wskazanej ustawy o radcach prawnych w zakresie zasięgania opinii, o której mowa w jej art. 16 ust. 1, nie ma wpływu sposób organizacji pracy w jednostce organizacyjnej zatrudniającej radcę prawnego i usytuowanie stanowiska radcy prawnego w jednostce.

Stanowisko to podzielił również Sąd Najwyższy (postanowienie SN z dnia 19 grudnia 2013 r., sygn. akt II PK 213/13), stwierdzając jednoznacznie, że w chwili obecnej brak jest przepisu pozwalającego na odstąpienie od obowiązku wskazanego w art. 16 ust. 1 ustawy o radcach prawnych, a wyłączenia takiego nie zawiera także ustawa o służbie cywilnej.

 

20. Czy w razie powierzenia pracownikowi innej pracy, na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy, która wiąże się z istotną zmianą realizowanych obowiązków w tym czasie, następuje obowiązek sporządzenia oceny okresowej w związku z art. 81 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej?

Zgodnie z art. 81 ust. 6 zd. 1 ustawy o służbie cywilnej ocena okresowa jest sporządzana w razie zmiany stanowiska pracy, wiążącej się z istotną zmianą zakresu obowiązków, jeżeli od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż 6 miesięcy. W razie zaistnienia okoliczności wskazanych w tym przepisie ocenę okresową powinien sporządzić dotychczasowy bezpośredni przełożony przed dokonaniem zmiany stanowiska pracy lub niezwłocznie po tej zmianie, a ocena ta powinna dotyczyć okresu oceniania kończącego się w momencie dokonania zmiany stanowiska pracy wiążącej się z istotną zmianą zakresu obowiązków. Jednakże powierzenie pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym nie może być utożsamiane ze zmianą stanowiska pracy, o której mowa w przepisie art. 81 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej, a zatem w razie zastosowania przepisu art. 42 § 4 Kodeksu pracy nie powstaje obowiązek sporządzenia oceny okresowej.

 

21. Czy w przypadku usprawiedliwionej nieobecności pracownika, np. spowodowanej chorobą, trwającej dłużej niż miesiąc, okres podlegania ocenie sporządzanej w trybie art. 81 ust. 9 ustawy o służbie cywilnej – czyli po otrzymaniu negatywnej oceny okresowej – ulega wydłużeniu o tę nieobecność?

Zgodnie z art. 81 ust. 9 ustawy o służbie cywilnej w razie uzyskania negatywnej oceny okresowej członek korpusu służby cywilnej podlega ponownej ocenie po upływie 6 miesięcy od dnia zapoznania się z oceną. Natomiast w myśl art. 81 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej w razie usprawiedliwionej nieobecności ocenianego w pracy, trwającej dłużej niż miesiąc, termin, o którym mowa w ust. 4, ulega przedłużeniu o czas tej nieobecności.

Wobec powyższego należy przede wszystkim zauważyć różnice między cytowanym przepisem art. 81 ust. 9 ustawy, a przepisem ust. 7 tego artykułu. Istotne znaczenie prawne ma różnica polegająca na tym, że przepis ust. 7, wprowadzając obowiązkową regulację dotyczącą zmiany terminu oceny okresowej, odnosi tę regulację wyraźnie i wyłącznie (przez użycie sformułowania „termin, o którym mowa w ust. 4”) do oceny dokonywanej w terminie „podstawowym” wprowadzonym przepisem art. 81 ust. 4 ustawy, czyli w terminie 24-miesięcznym. Tego rodzaju odesłania nie zawiera natomiast przepis ust. 9, co prowadzi do wniosku, że wskazany w nim termin 6 miesięcy na sporządzenie oceny ponownej po ocenie negatywnej nie podlega wydłużeniu na podstawie przepisu art. 81 ust. 7 ustawy. Należy również podkreślić, że również przepisy art. 81 ust. 8 ustawy o służbie cywilnej nie będą mogły mieć zastosowania przy sporządzaniu oceny okresowej na podstawie art. 81 ust. 9 ustawy o służbie cywilnej, gdyż one również odnoszą się wprost do terminu oceny, o którym mowa w art. 81 ust. 4 ustawy o służbie cywilnej.

 

22. Czy z urzędnikiem służby cywilnej będącym w okresie przedemerytalnym można rozwiązać stosunek pracy w związku z otrzymaniem przez niego dwóch, następujących po sobie, negatywnych ocen okresowych (art. 71 ust. 1 pkt 1 ustawy o służbie cywilnej)?

Z art. 71 ust. 5 ustawy o służbie cywilnej wynika, że rozwiązanie stosunku pracy z urzędnikiem służby cywilnej z przyczyn określonych w art. 71 ust. 1-3 ustawy o służbie cywilnej nie może naruszać przepisów dotyczących szczególnej ochrony pracowników w zakresie wypowiedzenia i rozwiązania stosunku pracy. Wobec powyższego urzędnikowi służby cywilnej podlegającemu ochronie przedemerytalnej nie można wypowiedzieć stosunku pracy na podstawie przepisów art. 71 ust. 1-3 ustawy o służbie cywilnej.

 

23. Czy w przypadku otrzymania przez urzędnika służby cywilnej drugiej negatywnej oceny okresowej, będącej jego kolejną negatywną oceną, i złożeniu przez tego urzędnika odwołania do sądu pracy, pracodawca powinien wstrzymać się z wypowiedzeniem stosunku pracy temu urzędnikowi do czasu wydania prawomocnego wyroku?

Zgodnie z art. 71 ust. 1 pkt 1 ustawy o służbie cywilnej, w przypadku dwukrotnej, następującej po sobie, negatywnej oceny okresowej następuje obligatoryjne wypowiedzenie stosunku pracy urzędnikowi służby cywilnej z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia.

Zatem przepisy ustawy o służbie cywilnej stanowią, iż wypowiedzenie stosunku pracy urzędnikowi służby cywilnej powinno nastąpić po otrzymaniu przez urzędnika drugiej negatywnej oceny okresowej. Dokonanie przez pracodawcę wypowiedzenia stosunku pracy w przypadku zaistnienia wyżej wymienionej przesłanki, gdy urzędnik służby cywilnej nie złożył sprzeciwu od oceny okresowej do dyrektora generalnego urzędu, powinno nastąpić z upływem terminu na złożenie tego sprzeciwu, określonym w art. 83 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej. Natomiast w przypadku złożenia sprzeciwu od oceny do dyrektora generalnego urzędu, z chwilą nieuwzględnienia sprzeciwu, albo nierozpatrzenia sprzeciwu w terminie określonym w art. 83 ust. 3 ustawy.

Jednocześnie brak jest podstaw do wstrzymania wypowiedzenia stosunku pracy do czasu ewentualnego odwołania się urzędnika służby cywilnej od negatywnej oceny okresowej do sądu pracy, a w przypadku złożenia takiego odwołania do czasu prawomocnego wyroku sądowego.

 

24. Kto podlega pierwszej ocenie w służbie cywilnej?

Pierwszej ocenie w służbie cywilnej podlega osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, o której mowa w art. 35 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej. Pierwszej ocenie w służbie cywilnej może również podlegać osoba zatrudniona w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej.

 

25. Czy absolwent KSAP podlega pierwszej ocenie w służbie cywilnej?

Pierwszej ocenie w służbie cywilnej nie podlega tylko absolwent Krajowej Szkoły Administracji Publicznej, który złożył wniosek o mianowanie w służbie cywilnej (art. 37 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej). Zatem absolwent KSAP, który spełnia przesłanki do uznania go za osobę podejmującą po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej i który nie złożył ww. wniosku będzie podlegał pierwszej ocenie w służbie cywilnej.

 

26. Czy osoba, która była już wcześniej zatrudniona kilka razy w służbie cywilnej na podstawie umowy o pracę na czas określony jest osobą podejmującą po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej?

Przez osobę podejmującą po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej rozumie się osobę, która nie była wcześniej zatrudniona w służbie cywilnej na czas nieokreślony albo nie była zatrudniona na czas określony 12 miesięcy i nie otrzymała pozytywnej pierwszej oceny albo nie jest osobą zatrudnianą w służbie cywilnej na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej. A więc osoba, która była wcześniej zatrudniona kilka razy w służbie cywilnej, ale zawsze było to zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na czas określony, jest osobą podejmującą po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej.

 

27. Jak należy przedłużyć okres trwania umowy o pracę, o którym mowa w art. 35 ust. 4 ustawy o służbie cywilnej?

Przedłużenie umowy o pracę w trybie art. 35 ust. 4 ustawy nie może być równoznaczne z zawarciem kolejnej umowy o pracę z pracownikiem. Zastosowanie przepisu art. 35 ust. 4 ustawy oznacza zmianę terminu rozwiązania się umowy o pracę zawartej na podstawie przepisu art. 35 ust. 3 ustawy. Nowy termin rozwiązania się umowy ustala się poprzez dodanie okresu usprawiedliwionej nieobecności do terminu, w którym umowa uległaby rozwiązaniu z upływem 12 miesięcy od dnia jej nawiązania. W dokumencie stwierdzającym przedłużenie umowy należy wskazać nową datę rozwiązania umowy, ustaloną według zasady opisanej powyżej. Jeżeli jednak w dniu wyrażenia przez dyrektora generalnego urzędu zgody na zastosowanie przepisu art. 35 ust. 4 ustawy (lub w dniu podpisania dokumentu przedłużającego umowę) usprawiedliwiona nieobecność pracownika trwa nadal, termin rozwiązania się umowy będzie niemożliwą do ustalenia datą dzienną. W takim przypadku należy jedynie wskazać, że umowa ulega przedłużeniu o czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika.

 

28. Czy kierujący komórką organizacyjną w przypadku przyznania pozytywnej pierwszej oceny ma obowiązek wnioskowania do dyrektora generalnego urzędu o zawarcie z ocenionym umowy o pracę na czas nieokreślony?

Zgodnie z art. 38 ust. 3 pkt 1 ustawy o służbie cywilnej kierujący komórką organizacyjną, w przypadku przyznania pozytywnej pierwszej oceny w służbie cywilnej, wnioskuje do dyrektora generalnego urzędu o zawarcie z ocenionym umowy o pracę na czas nieokreślony. Z treści tego przepisu jasno wynika, że w przypadku przyznania pracownikowi służby cywilnej pozytywnej pierwszej oceny nie ma możliwości nie zawnioskowania o przedłużenie z nim umowy o pracę, a obowiązek ten należy do kierującego komórką organizacyjną. Należy zatem stwierdzić, że fakt niezłożenia przez kierującego komórką organizacyjną wniosku o zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony w sytuacji uzyskania przez podległego pracownika pozytywnej pierwszej oceny będzie naruszeniem obowiązujących przepisów.

 

29. Czy negatywna pierwsza ocena uniemożliwia ponowne zatrudnienie tej osoby?

Zgodnie z art. 38 ust. 3 pkt 2 ustawy o służbie cywilnej kierujący komórką organizacyjną, w przypadku przyznania negatywnej pierwszej oceny w służbie cywilnej, wnioskuje do dyrektora generalnego urzędu o niezawieranie z ocenionym umowy o pracę na czas nieokreślony albo o rozwiązanie umowy o pracę na czas określony. Należy zatem stwierdzić, że pracodawca ma prawo zdecydować, czy rozwiązać stosunek pracy natychmiast czy zakończyć go z upływem okresu, na który była zawarta umowa o pracę. W świetle tego przepisu wydaje się, że nie ma przeszkód prawnych do zawarcia kolejnej umowy o pracę na czas określony, z osobą której przyznano negatywną pierwszą ocenę w służbie cywilnej, z tym, że może to być wyłącznie umowa, o której mowa w art. 35 ust. 3 ustawy. Trzeba jednak zauważyć, że pracodawca racjonalnie podchodzący do kwestii obsadzania stanowisk w służbie cywilnej powinien dokonać oceny spełniania przez ewentualnego kandydata na to stanowisko wymagań wynikających z opisu stanowiska pracy. Fakt otrzymania przez kandydata negatywnej pierwszej oceny w służbie cywilnej, powinien być rozważony przez pracodawcę przed ponownym zatrudnieniem tej osoby w służbie cywilnej. W stosunku do kandydata, który otrzymał negatywną pierwszą ocenę w służbie cywilnej istotne znaczenie powinno odegrać przeprowadzenie analizy powodów uzasadniających przyznanie takiej oceny. Szczególnie nie wydaje się racjonalne ponowne zatrudnienie osoby, której negatywna pierwsza osoba odnosi się do postawy, zaangażowania, postępów w pracy, relacji ze współpracownikami oraz terminowości wykonywania zadań. Reasumując, przepisy ustawy o służbie cywilnej nie stoją na przeszkodzie do ponownego zatrudnienia pracownika, który wcześniej otrzymał negatywną pierwszą ocenę w służbie cywilnej. Decyzja w tym zakresie należy do dyrektora generalnego urzędu, natomiast zatrudnienie takiej osoby powinno odbyć się poprzez nawiązanie umowy o pracę, o której mowa w art. 35 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej.

 

30. Czy z pracownikiem, z którym została zawarta umowa o pracę na czas określony 12 miesięcy (na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej) można zawrzeć umowę o pracę na czas nieokreślony przed upływem tego terminu jeżeli uzyskał on pozytywną pierwszą ocenę w służbie cywilnej?

Ustawa o służbie cywilnej nie reguluje kwestii terminu zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony z pracownikiem, który otrzymał pozytywną pierwszą ocenę w służbie cywilnej. W związku z tym – zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy – w takiej sytuacji zastosowanie znajdą przepisy Kodeksu pracy i inne przepisy prawa pracy.

Mając na uwadze art. 11 Kodeksu pracy, w przypadku złożenia przez kierującego komórką organizacyjną do dyrektora generalnego urzędu wniosku o zawarcie z ocenionym umowy o pracę na czas nieokreślony (art. 38 ust. 3 pkt 1 ustawy) i spełnienia warunku, o którym mowa w art. 35 ust. 2 ustawy istnieje możliwość zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony przed upływem okresu na jaki została zawarta umowa na czas określony 12 miesięcy. W takiej sytuacji możliwe wydaje się:

  • wcześniejsze rozwiązanie umowy o pracę zawartej na czas określony 12 miesięcy za dwutygodniowym wypowiedzeniem lub za porozumieniem stron i nawiązanie umowy o pracę na czas nieokreślony,

lub

  • nawiązanie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu się umowy o pracę zawartej na czas określony 12 miesięcy z upływem okresu, na który została ona zawarta.

Należy zatem przyjąć, że w przypadku, gdy pierwsza ocena pracownika służby cywilnej jest pozytywna, dyrektor generalny urzędu może zawrzeć z pracownikiem, za obopólnym porozumieniem, nową umowę o pracę na czas nieokreślony, przed zakończeniem umowy o pracę zawartej na czas określony 12 miesięcy.

 

31. Czy z pracownikiem zatrudnionym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej, który uzyskał pozytywną pierwszą ocenę w służbie cywilnej a kierujący komórką organizacyjną złożył do dyrektora generalnego urzędu wniosek o zawarcie z tym pracownikiem umowy o pracę na czas nieokreślony można zawrzeć kolejną umowę o pracę na czas określony?

Jak wynika z art. 38 ust. 1 oraz art. 35 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej po dokonaniu pierwszej oceny w służbie cywilnej kierujący komórką organizacyjną wnioskuje do dyrektora generalnego urzędu:

  1. o zawarcie z ocenionym umowy o pracę na czas nieokreślony - w przypadku przyznania oceny pozytywnej albo
  2. o niezawieranie z ocenionym umowy o pracę na czas nieokreślony albo o rozwiązanie umowy o pracę na czas określony - w przypadku przyznania oceny negatywnej.

W przypadku przyznania pozytywnej pierwszej oceny w służbie cywilnej dyrektor generalny urzędu decyduje o zawarciu z pracownikiem umowy o pracę na czas nieokreślony.

W świetle przepisów ustawy o służbie cywilnej należy uznać, że zatrudnienie osoby, która po raz pierwszy podjęła pracę w służbie cywilnej jest szczególną formą sprawdzenia kwalifikacji i umiejętności nowego pracownika oraz przygotowania go do prawidłowego wykonywania pracy w trakcie dalszego zatrudnienia w służbie cywilnej. Osoba zatrudniana po raz pierwszy w służbie cywilnej jest wyłaniana w naborze na „zwykłe” wolne stanowisko w służbie cywilnej, a zatem o tym, że dana osoba jest zatrudniana na tym stanowisku na podstawie umowy o pracę, o której mowa w art. 35 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej, nie decyduje charakter tego stanowiska pracy ale doświadczenie zawodowe zatrudnianej osoby. Jeżeli w ogłoszeniu o naborze na wolne stanowisko w służbie cywilnej nie zostało zastrzeżone, że proponowane zatrudnienie ma charakter czasowy, to propozycja ta odnosi się do zatrudnienia na czas nieokreślony. W związku z tym w razie wyłonienia w naborze na to stanowisko osoby niespełniającej warunków, od których uzależnione jest zatrudnienie na czas nieokreślony, zawiera się z nią umowę o pracę wskazaną w art. 35 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej, jednak celem takiego zatrudnienia jest tylko sprawdzenie predyspozycji danej osoby do pracy w służbie cywilnej i odpowiednie przygotowanie jej do dalszego zatrudnienia na czas nieokreślony, czemu służy system pierwszej oceny i służba przygotowawcza. W świetle przepisów art. 38 ust. 1 oraz art. 35 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej, w przypadku przyznania pozytywnej pierwszej oceny w służbie cywilnej zarówno wniosek kierownika komórki organizacyjnej zatrudniającej ocenianego jak i decyzja dyrektora generalnego urzędu, mogą odnosić się do nawiązania z ocenionym pracownikiem nowego stosunku pracy wyłącznie na czas nieokreślony. Wskazane przepisy nie dają prawa do różnicowania skutków przyznania oceny pozytywnej w zależności od poziomu tej oceny. A zatem każdy pracownik, który otrzymał pozytywną pierwszą ocenę w służbie cywilnej, ma takie samo prawo spodziewać się dalszego zatrudnienia go na czas nieokreślony.

Przepis art. 35 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej nie wprowadza obowiązku zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony w przypadku otrzymania przez pracownika pozytywnej pierwszej oceny, jednak należy uznać, że – m.in. ze względu na charakter pierwszej oceny jako procedury stwierdzającej przygotowanie do pracy w służbie cywilnej – otrzymanie przez pracownika pozytywnej pierwszej oceny powinno skutkować propozycją zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony. Odstąpienie przez pracodawcę od złożenia takiej propozycji – mimo pozytywnej pierwszej oceny – powinno wynikać jedynie z obiektywnych okoliczności uniemożliwiających zawarcie takiej umowy (np. w przypadku braku możliwości finansowych urzędu, reorganizacji urzędu, likwidacji stanowiska pracy, zatrudnienia osoby w celu zastępstwa). Zgodnie z wyraźnym brzmieniem art. 35 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej, dyrektor generalny urzędu decyduje o zawarciu z pracownikiem umowy o pracę na czas nieokreślony na podstawie pozytywnej oceny pracownika, o której mowa w art. 37. Gdyby intencją ustawodawcy było przyznanie dyrektorowi generalnemu urzędu prawa wyboru rodzaju umowy o pracę zawieranej z pracownikiem, który otrzymał pozytywną ocenę w służbie cywilnej, to przepis normujący możliwość zawarcia nowej umowy o pracę nie byłby potrzebny, a jeśli celem regulacji miałoby być jedynie umożliwienie zawarcia takiej umowy bez przeprowadzania naboru, to przepis powinien mieć inne brzmienie (np. bez wyrażenia „na czas nieokreślony”). Fakt, że co do zasady w służbie cywilnej możliwe jest zawieranie z pracownikami umów o pracę na czas określony i nieokreślony, nie może stanowić podstawy do stosowania przepisu art. 35 ust. 6 ustawy niezgodnie z jego brzmieniem. Bez znaczenia jest również to, że w służbie cywilnej stosuje się art. 251 § 1 Kodeksu pracy, w związku z art. 9 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej. Zgodnie z tym przepisem zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony jest równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony, jeżeli poprzednio strony dwukrotnie zawarły umowę o pracę na czas określony na następujące po sobie okresy, o ile przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy o pracę nie przekroczyła 1 miesiąca. Przepis ten określa jedynie skutki zawarcia kolejnej umowy na czas określony we wskazanych w nim okolicznościach, nie może on być zatem traktowany jako podstawa prawna zawierania kolejnej umowy o pracę na czas określony po zakończeniu umowy o pracę zawartej z pracownikiem, który podjął po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej.

 

32. Czy pracownik może wnieść np. do dyrektora generalnego sprzeciw od pierwszej oceny w służbie cywilnej?

Przepisy ustawy o służbie cywilnej nie przewidują trybu odwoławczego od sporządzonej pierwszej oceny w służbie cywilnej, a zatem ani dyrektorowi generalnemu urzędu, ani Szefowi Służby Cywilnej nie przysługują uprawnienia do zmiany treści pierwszej oceny w służbie cywilnej dokonanej przez bezpośredniego przełożonego w porozumieniu z kierującym komórką organizacyjną.

Jednakże ze względu na to, że sporządzenie pierwszej oceny w służbie cywilnej jest czynnością z zakresu prawa pracy, pracownik którego prawa zostały naruszone w związku z tą oceną może dochodzić swoich roszczeń z tego tytułu na drodze sądowej – przed sądem pracy.

 

33. W jaki sposób należy wyznaczyć ostatni możliwy dzień na sporządzenie pierwszej oceny w służbie cywilnej?

Zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej, pierwsza ocena w służbie cywilnej jest dokonywana nie wcześniej niż po upływie 8 miesięcy od nawiązania stosunku pracy i nie później niż miesiąc przed upływem okresu, na który została zawarta umowa o pracę ocenianego. Jak wskazuje przepis art. 38 ust. 2 ustawy pierwszej oceny w służbie cywilnej dokonuje bezpośredni przełożony ocenianego w porozumieniu z kierującym komórką organizacyjną, w której pracownik jest zatrudniony.

W arkuszu pierwszej oceny, stanowiącym załącznik nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej w polu dotyczącym „okresu, w którym powinna zostać dokonana pierwsza ocena w służbie cywilnej” należy wpisać ww. okres, indywidualnie określony dla każdego ocenianego. Wskazanie tego okresu stanowi określenie ram czasowych, w których powinna być dokonana pierwsza ocena. Określenie tych dat ma być narzędziem pomocniczym dla oceniających służącym terminowemu wywiązaniu się z obowiązku przeprowadzenia pierwszej oceny.

W związku z brakiem w ustawie o służbie cywilnej regulacji dotyczących liczenia terminu, o którym mowa wyżej, należy zauważyć, iż zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy w sprawach dotyczących stosunku pracy w służbie cywilnej, nieuregulowanych w ustawie, stosuje się przepisy Kodeksu pracy i inne przepisy prawa pracy. Zgodnie z art. 300 Kodeksu pracy w sprawach nie unormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy. W związku z powyższym – przy obliczaniu terminów sporządzania pierwszej oceny w służbie cywilnej – zastosowanie znajdą przepisy art. 112 i art. 115 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tymi zasadami:

  1. jeżeli termin określony jest w dniach (np. „21 dni” zgodnie z § 1 rozporządzenia), upływa on z końcem ostatniego dnia (z upływem ostatniej godziny w danej dobie). Jednak termin rozpoczyna bieg z początkiem dnia następującego po dniu, w którym nawiązano z ocenianym stosunek pracy,
  2. zgodnie z art. 112 Kodeksu cywilnego termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było − w ostatnim dniu tego miesiąca,
  3. jeżeli termin upływa w dzień uznany za ustawowo wolny od pracy (niedzielę lub święto), zgodnie z art. 115 Kodeksu cywilnego termin upływa dnia następnego, przy zachowaniu wszystkich zasad ogólnych. Dni wolne od pracy znajdujące się w środku terminu są liczone do biegu terminu.