Opisy stanowisk pracy

Przedstawiając poniższe wyjaśnienia Departament Służby Cywilnej uprzejmie informuje, że podmiotem odpowiedzialnym za dokonywanie czynności ze stosunku pracy wobec osób zatrudnionych w danym urzędzie, stosowanie prawa i dokonywanie jego wykładni jest pracodawca. W związku z powyższym wyjaśnienia Departamentu Służby Cywilnej mają charakter opinii, a nie wiążącej wykładni prawa. W razie sporu dotyczącego stosunku pracy, jedynie sąd pracy jest uprawniony do jego wiążącego rozstrzygnięcia.

 

 

1. Jaka jest różnica pomiędzy rubryką „nazwa stanowiska pracy” a rubryką „stanowisko do spraw” w opisie stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej?
 

2. Czy określając liczbę podległych pracowników, w przypadku opisów stanowisk pracy niebędących wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej, należy brać pod uwagę tylko członków korpusu służby cywilnej?
 

3. Czy w opisie stanowiska pracy można dowolnie określać poziom wykształcenia jaki jest niezbędny do wykonywania zadań na danym stanowisku pracy?
 

4. Czy można sporządzić jeden opis stanowiska pracy dla kilku stanowisk pracy np. dla 3 stanowisk: specjalisty, starszego specjalisty i głównego specjalisty?
 

5. Czy w opisie stanowiska pracy należy szczegółowo opisywać „warunki pracy” (rozumiane jako warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku pracy i sposób wykonywania zadań oraz miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy), które należy określić w ogłoszeniu o wolnym stanowisku pracy w służbie cywilnej?
 

6. Czy jeżeli – w związku ze zmianami organizacyjnymi w urzędzie – zmieniła się nazwa komórki organizacyjnej to należy dokonać aktualizacji opisu stanowiska pracy?
 

7. Czy jeżeli w rozporządzeniu w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej wymagane wykształcenie określone zostało jako wykształcenie wyższe możliwe jest doprecyzowanie, że ma być to wykształcenie wyższe magisterskie?
 

8. Czy istnieje możliwość obniżenia wymagań niezbędnych i dodatkowych wynikających z opisu stanowiska pracy na czas zatrudnienia na danym stanowisku pracy osoby w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej?
 

9. Czy w opisie stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej dopuszczalne i prawidłowe jest używanie sformułowania „staż pracy” w rubryce, w które należy wskazać rodzaj doświadczenia?
 

 

 

1. Jaka jest różnica pomiędzy rubryką „nazwa stanowiska pracy” a rubryką „stanowisko do spraw” w opisie stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej?

Wzór opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej jest określony w załączniku nr 1 do zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej. W objaśnieniach do tego wzoru, w punkcie 1.3 dotyczącym „nazwy stanowiska pracy”, wskazano jednoznacznie, że w tym miejscu należy podać nazwę stanowiska pracy zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 211, poz. 1630, z późn. zm.).

Natomiast punkt 1.4 („stanowisko do spraw”) – co również wskazano w objaśnieniach do wzoru opisu stanowiska pracy – należy wypełniać opcjonalnie i nie ma konieczności jego wypełniania na przykład w przypadku stanowisk, w których nazwa stanowiska pracy wpisana w punkcie 1.3 jest wystarczająca i wyczerpuje jego funkcjonalny opis. Punkt ten nie określa nazwy stanowiska pracy samej w sobie, a stanowi jej uzupełnienie poprzez dodanie funkcjonalności. Doprecyzowuje się tu skrótowo cel istnienia danego stanowiska pracy. Skrótowe określenie powinno wskazywać obszar lub zakres tematyczny zadań realizowanych na danym stanowisku pracy (np. stanowisko do spraw zamówień publicznych).

 

2. Czy określając liczbę podległych pracowników, w przypadku opisów stanowisk pracy niebędących wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej, należy brać pod uwagę tylko członków korpusu służby cywilnej?

Zgodnie z zarządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej we wzorze opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej, zawartym w załączniku nr 1 do zarządzenia, w pkt 2.3 („liczba podległych pracowników”) należy podać liczbę formalnie bezpośrednio podległych pracowników, bez względu na fakt, czy są to członkowie korpusu służby cywilnej, czy nie.

Jednym z podstawowych celów rzetelnie i prawidłowo sporządzonego opisu stanowiska pracy jest dostarczenie informacji na temat zakresu odpowiedzialności i innych czynników wyróżniających opisywane stanowisko pracy od innych stanowisk pracy w strukturze organizacyjnej.

W tym kontekście, podanie w rubryce dotyczącej „liczby podległych pracowników” jedynie tych pracowników, którzy są członkami korpusu służby cywilnej, a pominięcie innych bezpośrednio podległych danemu stanowisku pracy pracowników powoduje, iż informacje na temat opisywanego stanowiska pracy są niepełne.

 

3. Czy w opisie stanowiska pracy można dowolnie określać poziom wykształcenia jaki jest niezbędny do wykonywania zadań na danym stanowisku pracy?

W objaśnieniach do wzoru opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej zawartych w załączniku nr 1 do zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej w pkt 11 wskazano jednoznacznie, iż można doprecyzować profil wykształcenia na danym stanowisku pracy, ale nie można podwyższać poziomu wykształcenia – musi on być zgodny z poziomem i profilem wykształcenia wskazanym dla danego stanowiska pracy w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 211, poz. 1630, z późn. zm.).

 

4. Czy można sporządzić jeden opis stanowiska pracy dla kilku stanowisk pracy np. dla 3 stanowisk: specjalisty, starszego specjalisty i głównego specjalisty?

Zgodnie z § 1 ust. 1 zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej opis stanowiska pracy jest sporządzany dla każdego stanowiska urzędniczego w służbie cywilnej. W przypadku jednak, gdy w urzędzie istnieją stanowiska, których zakres (rozumiany jako jednakowe zadania, poziom odpowiedzialności i wymagane kompetencje) jest identyczny, wówczas możliwe jest stworzenie jednego opisu stanowiska pracy wspólnego dla wszystkich takich stanowisk. Powyższe oznacza, że nazwa tych stanowisk pracy i wszystkie pozostałe ich elementy w opisie stanowiska pracy również powinny być takie same.

W związku z powyższym nie jest możliwe sporządzenie jednego wspólnego opisu stanowiska pracy dla stanowisk specjalisty, starszego specjalisty i głównego specjalisty.

 

5. Czy w opisie stanowiska pracy należy szczegółowo opisywać „warunki pracy” (rozumiane jako warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku pracy i sposób wykonywania zadań oraz miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy), które należy określić w ogłoszeniu o wolnym stanowisku pracy w służbie cywilnej?

Przepisy ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy o służbie cywilnej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 201, poz. 1183) wprowadziły m.in. nowy element ogłoszenia o wolnym stanowisku pracy w służbie cywilnej, określony jako „warunki pracy” (art. 1 pkt 2 lit. a oraz art. 1 pkt 6 lit. a ustawy o zmianie ustawy o służbie cywilnej oraz niektórych innych ustaw).

We wzorze opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej występuje sformułowanie „czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie pracy”, a nie „warunki pracy”. Należy podkreślić, że „czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie pracy” występują jedynie we wzorze opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem pracy w służbie cywilnej, podczas gdy we wzorze opisu stanowiska pracy będącego wyższym stanowiskiem pracy (załącznik nr 2 do zarządzenia) nie ma tego rodzaju rubryki, co więcej, nie ma również żadnego odpowiednika ani miejsca na zamieszczenie takich czynników. Fakt, iż wzory opisów stanowisk pracy w służbie cywilnej nie posługują się sformułowaniem „warunki pracy”, lecz „czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie pracy” powoduje, że trudno te dwa pojęcia ze sobą utożsamiać. „Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie pracy” określane w opisach stanowisk pracy są obiektywne, z reguły stałe i nie uwzględniają szczególnych potrzeb i wymagań osób niepełnosprawnych. Natomiast zupełnie inny jest cel wprowadzonych zmian w ustawie o służbie cywilnej, które wymagają spojrzenia na kwestie naboru do służby cywilnej z perspektywy osób niepełnosprawnych i ujęcia takiego elementu jak „warunki pracy” w ogłoszeniu o wolnym stanowisku pracy w służbie cywilnej.

 

6. Czy jeżeli – w związku ze zmianami organizacyjnymi w urzędzie – zmieniła się nazwa komórki organizacyjnej to należy dokonać aktualizacji opisu stanowiska pracy?

Jak wynika z przepisów § 1 ust. 1 i 2 oraz § 2 zarządzenia w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej opis stanowiska pracy sporządza się dla każdego stanowiska pracy w służbie cywilnej, wskazując w nim realizowane zadania, wymagane kompetencje, kwalifikacje i zakres odpowiedzialności ze względu na umiejscowienie i funkcję stanowiska pracy w strukturze urzędu. Opis stanowiska sporządza się niezwłocznie po jego utworzeniu, a w razie zaistnienia zmian w zakresie stanowiska należy dokonać niezwłocznej aktualizacji opisu stanowiska pracy. Oznacza to, że opis stanowiska zawiera charakterystykę stanowiska pracy w sensie organizacyjnym, i nie ma bezpośredniego związku z tym, czy stanowisko to jest obsadzone.

W związku z tym uzasadniony wydaje się pogląd, że zmiany dotyczące zakresu stanowiska, tj. realizowanych zadań, wymaganych kompetencji, kwalifikacji i zakresu odpowiedzialności ze względu na umiejscowienie i funkcję stanowiska pracy w strukturze urzędu, wynikające np. z przyczyn o charakterze organizacyjnym, uzasadniają aktualizację opisu stanowiska pracy.

Jeżeli w związku ze zmianą regulaminu organizacyjnego formalnie zmieniło się umiejscowienie stanowiska pracy w strukturze organizacyjnej urzędu (np. spowodowane zmianą nazwy komórki organizacyjnej) wydaje się, że zasadne jest uaktualnienie opisu stanowisk pracy w szczególności w zakresie punktów 1, 2 i 3 – jeżeli pozostałe elementy nie uległy zmianom.

W takiej sytuacji wydaje się również, że nie ma konieczności aktualizacji wyniku wartościowania stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej, jeżeli w ramach aktualizacji jego opisu dokonano jedynie zmian w zakresie tzw. „metryczki” (punkty 1-3 opisu) i nie wprowadzano zmian dotyczących zakresu stanowiska pracy. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z § 30 ust. 1 pkt 1 zarządzenia decyzja w tej sprawie należy do kierującego komórką organizacyjną albo reprezentującego pracodawcę.

 

7. Czy jeżeli w rozporządzeniu w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej wymagane wykształcenie określone zostało jako wykształcenie wyższe możliwe jest doprecyzowanie, że ma być to wykształcenie wyższe magisterskie?

W objaśnieniach do wzoru opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej zawartych w załączniku nr 1 do zarządzenia w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej w pkt 11 wskazano jednoznacznie, iż można doprecyzować profil wykształcenia na danym stanowisku pracy, ale nie można podwyższać poziomu wykształcenia – musi on być zgodny z poziomem i profilem wykształcenia wskazanym dla danego stanowiska pracy w przepisach rozporządzenia w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej.  

Ponadto w tym samym punkcie objaśnień do wzoru opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej zawartych w załączniku nr 1 do zarządzenia w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej wskazano również, że wymogi niezbędne są to wymagania minimalne konieczne do podjęcia pracy na danym stanowisku pracy zapewniające prawidłowe wykonywanie zadań na tym stanowisku pracy. Natomiast wymogi niezbędne i dodatkowe są to wymogi konieczne do optymalnego wykonywania zadań na danym stanowisku pracy.

W związku z powyższym, jeżeli w ww. rozporządzeniu jako wymagane kwalifikacje wskazano wykształcenie wyższe to taki zapis powinien się znaleźć w wymaganiach niezbędnych w opisie stanowiska pracy. Doprecyzowanie poziomu wykształcenia poprzez określenie jako wymagane wykształcenia wyższego magisterskiego może zostać zawarte w wymaganiach dodatkowych opisu stanowiska pracy.

 

8. Czy istnieje możliwość obniżenia wymagań niezbędnych i dodatkowych wynikających z opisu stanowiska pracy na czas zatrudnienia na danym stanowisku pracy osoby w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej?

Zgodnie z art. 84 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej, stanowiska pracy w korpusie służby cywilnej podlegają opisowi i wartościowaniu. Natomiast jak wskazuje § 1 ust. 2 zarządzenia w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej, w opisie stanowiska pracy wskazuje się realizowane zadania, wymagane kompetencje, kwalifikacje i zakres odpowiedzialności ze względu na umiejscowienie i funkcję stanowiska pracy w strukturze urzędu. Jednocześnie stosownie do uregulowania zawartego w art. 28 ust. 2 pkt 3 ustawy, ogłoszenie o naborze powinno zawierać wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe.

Istota umowy na zastępstwo polega na wykonywaniu pracy za nieobecnego pracownika i zapewnieniu konieczności wykonywania zadań na danym stanowisku pracy przez osobę zastępującą na tym samym poziomie, co zadania wykonywane przez osobę zastępowaną. Osoba zastępująca powinna więc posiadać kompetencje i doświadczenie zawodowe, które wskazane zostały w opisie stanowiska pracy. Skoro osoba zastępowana wykonywała zadania wymienione w opisie stanowiska pracy w oparciu o kompetencje i doświadczenie zawodowe (określoną długość i rodzaj doświadczenia zawodowego) wskazane w opisie stanowiska pracy to oznacza, że i osoba zastępująca powinna posiadać te same kompetencje i doświadczenie zawodowe, co zawarte w opisie stanowiska pracy.

Jeżeli zadania przypisane do danego stanowiska pracy może wykonywać (na podstawie umowy na zastępstwo) osoba o niższym np. doświadczeniu zawodowym, czy niższych kwalifikacjach, to niecelowe jest określanie wymogów w opisie stanowiska pracy na tak wysokim poziomie. Zatem w takiej sytuacji warte rozważenia byłoby dokonanie generalnej zmiany opisu stanowiska pracy osoby zastępowanej, polegające na obniżeniu tego rodzaju wymagań.

 

9. Czy w opisie stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej dopuszczalne i prawidłowe jest używanie sformułowania „staż pracy” w rubryce, w które należy wskazać rodzaj doświadczenia?

Zgodnie z § 1 ust. 3 zarządzenia w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej wzór opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej określony został w załączniku nr 1 do zarządzenia. W punkcie 11 tego opisu należy wpisać wymagane na danym stanowisku pracy kompetencje i doświadczenie zawodowe. W objaśnieniach do ww. wzoru opisu stanowiska pracy wskazano, że należy określić minimalne doświadczenie zawodowe wymagane do prawidłowego wykonywania pracy na danym stanowisku pracy, a przy jego określaniu należy podać, jaki rodzaj doświadczenia jest wymagany, np.:

  • doświadczenie w pracy,
  • doświadczenie w pracy w administracji,
  • doświadczenie w pracy w danym obszarze (należy podać ten obszar),
  • doświadczenie w zarządzaniu projektami lub zespołem.

Staż pracy to okres, w którym pracownik pozostawał w stosunku pracy, czyli wykonywał pracę na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Staż pracy obejmuje faktyczne okresy świadczenia pracy, jak i okresy, w których pracownik pracy nie wykonywał, chociaż pozostawał w zatrudnieniu (urlop macierzyński, zwolnienie chorobowe). Natomiast doświadczenie zawodowe rozumiane jest znacznie szerzej. Może być ono zdobywane nie tylko w ramach zatrudnienia, ale także w ramach świadczenia pracy na podstawie niepracowniczych stosunków prawnych, umów cywilnoprawnych, a także pracy w formie wolontariatu czy różnego rodzaju staży.

W punkcie 11 wzoru opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej należy określić niezbędne – oraz ewentualnie dodatkowe – wymagania w zakresie doświadczenia zawodowego. Jeżeli natomiast w opinii reprezentującego pracodawcę, który zgodnie z § 11 ust. 1 zarządzenia odpowiada za sporządzanie opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej, do wykonywania zadań na konkretnym stanowisku pracy w urzędzie wymagany jest określony staż pracy, wydaje się, że nie ma przeszkód prawnych, aby doprecyzować to w ramach wymagań dotyczących doświadczenia zawodowego.