Kryteria podziału i przyznawania nagród oraz sposób dokonywania oceny

Rozwiązania przyjęte przez poszczególne urzędy w zakresie kryteriów podziału i przyznawania nagród mają bardzo zróżnicowany poziom szczegółowości – zawierają ogólne zapisy lub uszczegółowiony katalog kryteriów. Ponadto wprowadzają dodatkowe narzędzia (np. karty oceny, karty monitoringu) lub mechanizmy poprzedzające przyznanie nagród (np. ustalanie celów okresowych, mierników efektywnościowych);

 

PRZYKŁADOWE KRYTERIA UWZGLĘDNIANE PRZY PODZIALE I PRZYZNAWANIU NAGRÓD

 

I.        Kryteria dotyczące naliczenia środków na nagrody w skali urzędu na poszczególne komórki organizacyjne:

 

·        Fundusz nagród dzieli się na trzy grupy, do których zaliczane są poszczególne komórki organizacyjne, wg priorytetów przyjętych na dany okres i w ramach grup – proporcjonalnie do ustalonej liczby etatów dla departamentu/biura (MF).

 

·        Środki na nagrody okresowe dzielone są między poszczególne departamenty po dokonaniu oceny okresu pod względem realizacji założonych celów i zadań (cele ustalane w systemie rocznym). Ocenę wykonania celów (proporcjonalnie do upływu okresu) i zadań dokonuje się po zakończeniu okresu i jest ona prezentowana w ujęciu procentowym oraz ważonym. Zarządzenie regulujące kwestię nagród określa sposób ustalania celów oraz narzędzia: Arkusz celów i Arkusz oszacowania realizacji celów (Załącznik nr 4 i 5). Średnią wysokość nagrody okresowej dla 1 etatu uprawnionego w danym departamencie ustala się biorąc pod uwagę m.in. ocenę pracy ministerstwa i ocenę pracy departamentu (MSP).

 

·        Osoby przyznające nagrody otrzymują informację o kwocie przeznaczonej do podziału na nagrody, która zostaje obliczona jako iloczyn liczby podległych pracowników oraz średniej przypadającej na 1 pracownika, a także wskaźnika ustalonego dla danej grupy pracowników. Grupy pracowników i odpowiadające im wskaźniki określa zarządzenie kierownika urzędu, np.:

-         kierownicy – wskaźnik 2,0,

-         osoby kierujące wieloosobowymi stanowiskami – wskaźnik 1,3,

-         samodzielne stanowiska pracy – wskaźnik 1,3,

-         pełnomocnik ds. jakości - wskaźnik 1,3,

-         pozostali pracownicy – wskaźnik 1,0 (US w Środzie Śląskiej).

 

 

II.      Kryteria dotyczące podziału środków na nagrody dla pracowników w danej komórce organizacyjnej:

 

·        Podstawowym kryterium przyznania nagrody okresowej jest rzetelna, terminowa i efektywna praca zawodowa. Wysokość nagrody okresowej powinna być zróżnicowana, ustalana indywidualnie dla każdego pracownika i uzależniona od samodzielności i zaangażowania pracownika (MPiPS).

 

·        Nagrody finansowe mogą być przyznane pracownikom, którzy poprzez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do efektywnego wykonywania zadań urzędu. Przyznawanie nagród pracownikom odbywa się w oparciu o następujące kryteria:

-          szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej,

-          wzorowe i sumienne wypełnianie obowiązków służbowych,

-          sprawne i terminowe wykonywanie powierzonych zadań,

-          przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości,

-          doskonalenie sposobu wykonywania pracy,

-          zachowanie zgodne z Kodeksem Etyki Służby Cywilnej[1],

-          rozwijanie własnej wiedzy i umiejętności zawodowych,

-          ranga wykonywanych zadań,

-          opinia przełożonego – umiejętność współpracy, zdolność do pracy pod presją czasu, zaangażowanie, inicjatywa, samodzielność (...) (GIS).

 

·        Nagrody uznaniowe mają charakter motywacyjny i są przyznawane z uwzględnieniem w szczególności:

-          osiągania przez pracownika wybitnych wyników w zakresie realizacji powierzonych zadań,

-          występowania przez pracownika z inicjatywami usprawniającymi organizację pracy na własnym stanowisku oraz funkcjonowanie komórki organizacyjnej,

-          oceny wykonywanych zadań i stopnia realizacji celów rozwojowych,

-          zaangażowania pracownika w realizację czynności pozastanowiskowych.

 

·        Nagrodę przyznaje się w celu wyróżnienia pracownika za zaangażowanie oraz osiągnięcia w pracy zawodowej, a w szczególności:

-          realizację zadań priorytetowych urzędu (...),

-          stopień obciążenia pracą,

-          terminowe i rzetelne wykonywanie powierzonych zadań,

-          umiejętność rozwiązywania skomplikowanych problemów,

-          kreatywność, myślenie strategiczne i skuteczność w działaniu,

-          inicjatywę i samodzielność w realizacji zadań,

-          dyspozycyjność i wykonywanie zadań szczególnie ważnych dla urzędu, udział w pracach legislacyjnych,

-          radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych (MZ)

·        Dyrektor komórki organizacyjnej wnioskuje o przyznanie nagrody pracownikowi za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej, niezależnie od zajmowanego stanowiska, w związku z wykonywaniem wyznaczonych pracownikowi czy też grupie pracowników, prac związanych m.in. z:

-          realizacją trudnego lub ważnego zadania,

-          zrealizowaniem zadania w trybie przyspieszonym oraz wykorzystaniem umiejętności dobrej organizacji pracy i szybkości rozpoznawania danych, faktów i informacji,

-          realizowaniem dodatkowych zadań nie wynikających z zakresu obowiązków,

-          wdrożeniem nowych rozwiązań usprawniających organizację pracy,

-          reprezentowaniem urzędu na zewnątrz (MF).

 

·        Przy przyznawaniu nagród i ustalaniu ich wysokości należy brać pod uwagę w szczególności:

-          zaangażowanie w wykonywanie powierzonych zadań,

-          efekty wykonywanej pracy i znaczny wkład w realizację zadań planowych,

-          zaangażowanie w nowe zadania i stosowanie nowatorskich rozwiązań na
stanowisku pracy,

-          wykonywanie zadań szczególnie trudnych i skomplikowanych lub okresowo zwiększonych,

-          wyróżniające się osiągnięcia w pracy (GUM).

 

·        Katalog kryteriów uwzględnia również w niektórych urzędach: działalność edukacyjną, opiekę nad nowozatrudnionymi pracownikami lub praktykantami (GIJHARS), otwartość na dzielenie się własną wiedzą ze szczególnym uwzględnieniem zaangażowania w podnoszenie kwalifikacji nowych pracowników (GUS).

 

·        Podstawą przyznawania nagrody jest indywidualny, pisemny wniosek kierownika uwzględniający m.in.:

-          ilość, jakość, stopień złożoności i terminowość wykonywanych przez pracownika zadań,

-          wykazywaną w bieżącej pracy samodzielność, sumienność oraz zdyscyplinowanie,

-          wykonywanie dodatkowych zadań, które nie wynikają z zakresu obowiązków,

-          inicjatywę mającą wpływ na usprawnienie pracy urzędu.

Wniosek o przyznanie nagrody uwzględnia zasady równego traktowania, sprawiedliwości i niedyskryminacji.

              Podstawą przyznania nagród dla kierowników są dodatkowo:

-          wyniki pracy kierowanych komórek organizacyjnych wykazane
w sprawozdaniach kwartalnych,

-          osiągane przez urząd mierniki oceny realizacji zadań Naczelników Urzędów Skarbowych, na których wielkość praca komórki ma bezpośredni lub pośredni wpływ, wykazywane przez kierowników wraz z wnioskami
o przyznanie nagród dla pracowników (US w Środzie Śląskiej).

 

·        Nagrody przyznawane są z uwzględnieniem „Ramowego katalogu szczególnych osiągnięć w pracy zawodowej w urzędzie” (Załącznik nr 6) uwzględniającego m.in.:

-          załatwianie przez pracownika spraw szczególnie skomplikowanych (wielowątkowych, obszernych, złożonych), pilnych, niespodziewanych (tzw. dodatkowych zadań), wymagających pełnej dyspozycyjności, w tym poza normalnymi godzinami pracy, spraw przydzielanych w razie nieobecności innego pracownika,

-          udział w pracach zespołów i komisji,

-          przygotowywanie, bez odrębnego wynagrodzenia, szkoleń wewnętrznych dla pracowników komórki organizacyjnej, urzędu i innych urzędów, a także instytucji zewnętrznych,

-          podnoszenie kwalifikacji zawodowych, aktywność w samokształceniu (IS w Szczecinie).

 

·        Z funduszu nagród przewidzianego do wypłaty kierownik urzędu może wyodrębnić kwotę przeznaczoną na nagrody dla pracowników, którzy wykonywali dodatkowe prace spoza zakresu zadań zatrudniających ich komórek organizacyjnych lub dla komórek organizacyjnych, których praca miała znaczący wpływ na efektywność i skuteczność wykonywanych przez urząd zadań (US w Środzie Śląskiej).

 

 

III.    Kryteria formalne warunkujące możliwość przyznania nagrody:

 

W przypadku tzw. nagród okresowych, tj. przyznawanych za ustalony w danym urzędzie okres (np. kwartalny, półroczny, roczny), wymagane jest przepracowanie lub pozostawanie w zatrudnieniu przez cały okres lub wskazaną część okresu, za który w danym urzędzie przyznaje się nagrody. Niektóre urzędy przewidują możliwość przyznania, w uzasadnionych przypadkach, nagród okresowych pomimo, że pracownik nie przepracował i/lub nie pozostawał w zatrudnieniu przez wymagany okres.

W odniesieniu do nagród innych niż nagrody okresowe, zazwyczaj zawsze wprowadzona jest możliwość przyznania nagrody niezależnie od okresu pozostawania w zatrudnieniu czy faktycznego świadczenia pracy.

 

·        Nagrodę może otrzymać pracownik, który pozostawał w zatrudnieniu przez cały kwartał, za który przyznawana jest nagroda (KPRM).

 

·        Uprawnionymi do otrzymania nagród okresowych są wszyscy członkowie korpusu służby cywilnej, którzy przepracowali co najmniej połowę okresu, za który przyznawane są nagrody okresowe i których stosunek pracy nie ulegnie rozwiązaniu do dnia wypłaty nagród, bez względu na formę rozwiązania umowy (MSP).

 

·        Warunkiem przyznania nagrody okresowej jest przepracowanie co najmniej 2/3 czasu pracy w okresie, za który przyznawana jest nagroda okresowa i pozostawanie w zatrudnieniu w dniu wypłaty nagrody. Pozostawanie w zatrudnieniu nie dotyczy osób, które przeszły na emeryturę lub rentę. Do okresu nieprzepracowanego zalicza się czas, za który wypłacone zostało wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy, zasiłek opiekuńczy, zasiłek macierzyński, świadczenie rehabilitacyjne, urlop ojcowski, urlop wychowawczy, urlop bezpłatny (GDDKiA).

 

·        Osobami nieuprawnionymi są członkowie korpusu służby cywilnej, którzy łącznie przez ponad połowę okresu, za który przyznawane są nagrody okresowe, długotrwale nie świadczyli pracy z przyczyn usprawiedliwionych, w szczególności z powodu przebywania na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim, wychowawczym albo zwolnieniu lekarskim (MSP).

 

·        Nagrody nie przyznaje się pracownikowi, który:

-          został ukarany upomnieniem w okresie 3 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku o nagrodę,

-          został ukarany naganą w okresie 6 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku o nagrodę,

-          przepracował w ministerstwie mniej niż 3 miesiące (MSiT).

 

·        Członek korpusu służby cywilnej traci prawo do nagrody za okres, w którym ujawniono:

-          nieterminowe załatwienie spraw lub wykonanie powierzonych zadań, w tym także skutkujące nieuzasadnionym przedłużeniem terminu załatwienia sprawy,

-          nierzetelne wykonywanie obowiązków i powierzonych zadań,

-          stronniczość lub kierowanie się interesem jednostkowym lub prywatnym w wykonywaniu zadań i obowiązków,

-          naruszenie tajemnicy ustawowo chronionej,

-          nieracjonalne gospodarowanie majątkiem urzędu i środkami publicznymi,

-          odmowę wykonania polecenia służbowego przełożonego zgodnego z prawem i nie zawierającego znamion pomyłki,

-          podejmowanie dodatkowego zatrudnienia bez wymaganej zgody przełożonych (Lubuski US w Zielonej Górze).

 

·        Ustalanie procentowego limitu uprawnionych pracowników, którzy w poszczególnych komórkach organizacyjnych mogą otrzymać nagrodę kwartalną (KPRM).

 

 

PRZYKŁADOWE ROZWIĄZANIA UWZGLĘDNIAJĄCE WPROWADZENIE DO SYSTEMU NAGRADZANIA DODATKOWYCH MECHANIZMÓW

 

·        W procesie nagradzania pracowników wykorzystywany jest system cyklicznego (co 3 miesiące) monitorowania realizacji zadań przez pracowników. W tym celu opracowano narzędzie – formularz karty monitoringu realizacji zadań przez pracownika (Załącznik nr 7). Karta monitoringu ustala kryteria oceny - obowiązkowe i dodatkowe. Rodzaj kryteriów obowiązkowych oraz opis poziomów ocen są analogiczne jak w formularzu oceny okresowej członka korpusu służby cywilnej zatrudnionego na stanowisku pracy niebędącym wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej (...) (MEN)

·           System nagród powiązany z oceną półroczną (dokonywaną zgodnie z opracowanym wzorem formularza oceny półrocznejZałącznik nr 8), uwzględniającą samoocenę pracownika. Ocena służy oszacowaniu efektywności realizacji zadań uwzględnionych w opisie stanowiska pracy zajmowanego przez pracownika oraz zadań dodatkowych, powierzonych pracownikowi przez bezpośredniego przełożonego w okresie objętym oceną. Efektywność realizacji zadań rozumiana jako stopień realizacji zadań przez pracownika, który podlega ocenie półrocznej (GIW).

 

·     System nagród powiązany z oceną cząstkową. Pracownik może otrzymać nagrodę jeżeli spełnia łącznie ustalony katalog warunków, w tym warunek, że w ramach cząstkowej oceny nie uzyskał oceny jednostkowej „znacznie poniżej oczekiwań”. Arkusze ocen cząstkowych (Załącznik nr 9) są uwzględniane przy dokonywaniu oceny okresowej pracownika. Przyznawanie nagród osobom zatrudnionym na wyższych stanowiskach w służbie cywilnej, nie jest poprzedzone sporządzaniem oceny cząstkowej. Wysokość nagrody uzależniona jest od wysokości środków na nagrody przeznaczonych do podziału pomiędzy wszystkich pracowników oraz jest proporcjonalna do oceny ogólnej uzyskanej przez pracownika. Przewidziane jest wykorzystywanie narzędzia pomocniczego w postaci elektronicznego kalkulatora nagród do proporcjonalnego przyznawania nagród (Lubuski UW).

 

·           Przyznanie nagrody poprzedzone sporządzeniem indywidualnej oceny pracownika zgodnie z ustalonym w tym celu Arkuszem kwartalnej oceny pracownika (Załącznik nr 10). Ocena dokonywana jest z uwzględnieniem ustalonych "Obowiązkowych kryteriów oceny pracownika" - pięć kryteriów oceny z przypisanymi przedziałami punktowymi oceny dla każdego kryterium (Załącznik nr 11) z jednoczesnym włączeniem pracownika w proces oceny, którą poprzedza sporządzenie przez pracownika wykazu zadań wykonanych w danym kwartale. Wykaz zadań oraz kwartalna ocena pracownika powinny być dołączone do wniosku. Warunkiem przyznania pracownikowi nagrody jest uzyskanie ustalonej minimalnej liczby punktów, przy czym przyznanie „0” punktów w co najmniej jednym kryterium obowiązkowym wyklucza możliwość przyznania nagrody (US w Środzie Śląskiej).

 

 

   DOBRE PRAKTYKI REKOMENDOWANE PRZEZ SZEFA SŁUŻBY CYWILNEJ

 

·        Określenie kryteriów, które stanowią podstawę naliczenia środków na nagrody okresowe w skali urzędu dla poszczególnych komórek organizacyjnych oraz przekazanie tej informacji osobom kierującym komórkami organizacyjnymi.   

 

·        Określenie katalogu kryteriów, które stanowią podstawę podziału środków na nagrody dla pracowników w danej komórce organizacyjnej. Nagrody mogą być przyznane m.in. za szczególnie dobre wykonywanie obowiązków z uwzględnieniem ilości, jakości i złożoności wykonywanej pracy, a także samodzielności i zaangażowania pracownika.

 

·        Uwzględnienie w wewnętrznych regulacjach dotyczących nagradzania zróżnicowanego katalogu kryteriów przyznawania nagród, związanego ze specyfiką danego urzędu, w tym różnorodność stanowisk i zadań realizowanych przez pracowników.

 

·        Uwzględnienie w katalogu kryteriów stanowiących podstawę podziału środków na nagrody dla pracowników w danej komórce organizacyjnej również takich, które promują dzielenie się wiedzą, podejmowanie współodpowiedzialności za podnoszenie standardów realizacji zadań przez współpracowników, mentoring, coaching, np.: wprowadzanie nowych pracowników w zakres obowiązków i merytoryczny nadzór nad nimi w okresie od przyjęcia do pracy do ukończenia służby przygotowawczej w służbie cywilnej, przekazywanie wiedzy zdobytej w trakcie szkoleń (np. w formie szkoleń tzw. kaskadowych czy konsultacji indywidualnych) innym pracownikom wykonującym podobny zakres czynności (Świętokrzyski UW).

 

·        Ustalenie mierników efektywności oraz mierników efektywności pracy dla poszczególnych grup stanowisk (ze względu na dominujące zadania na danym stanowisku), do których może odnieść się bezpośredni przełożony oraz kierujący komórką organizacyjną dokonując oceny efektywności realizowanych zadań poprzedzającej przyznanie nagrody (Załącznik nr 12). Mierniki efektywności możliwe do zastosowania przy ustalaniu poziomu przyznanej nagrody ustalone są dla takich samych kryteriów jak kryteria obowiązkowe służące do dokonania oceny okresowej członka korpusu służby cywilnej zatrudnionego na stanowisku pracy niebędącym wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej (...) (Wielkopolski UW).

 

·        W przypadku przyznawania w urzędzie nagród okresowych należy brać pod uwagę wyniki ocen bieżących. Ocena bieżąca pracownika dokonywana jest nie rzadziej niż raz na rok.

 

·        Konieczność uzasadnienia wniosku o przyznanie nagrody. Uzasadnienie wniosku powinno zawierać omówienie osiągnięć pracownika, a w przypadku nagród okresowych uwzględniać odniesienie do oceny bieżącej pracownika.   

 

·        Możliwość przekazania środków na nagrody indywidulane do dyspozycji dyrektora komórki organizacyjnej (MSP).

 

·        Różnicowanie wysokości nagród, w celu zwiększenia ich waloru motywacyjnego. 

 

·        Przyznawanie nagród niezwłocznie po upływie okresu, za który są przyznawane lub po wykonaniu zadania, za które są przyznawane.

 

·        Ustalenie okresu wymaganego do pozostawania w zatrudnieniu, żeby otrzymać nagrodę okresową, np. w przypadku nagród kwartalnych – całego kwartału (lub jego wskazanej części), za który przyznawana jest nagroda, w przypadku nagród półrocznych – całego półrocza (lub jego wskazanej części), za które przyznawana jest nagroda. Ponadto wskazanie minimalnego okresu, który należy faktycznie świadczyć pracę, żeby otrzymać nagrodę okresową.

·        Zwrócenie uwagi, że nagroda ma charakter uznaniowy, a pracownikowi nie przysługuje roszczenie o jej przyznanie. 

 

·        Członkowie korpusu służby cywilnej, którzy w okresie, za który przyznawane są nagrody okresowe, otrzymali negatywną ocenę okresową nie powinni, co do zasady, otrzymywać nagród (MSP).

 

                    

Przykładowe narzędzia i rozwiązania funkcjonujące w urzędach:

1 Załącznik nr 4: Przykładowy arkusz celów

1 Załącznik nr 5: Przykładowy arkusz oszacowania realizacji celów

1 Załącznik nr 6: Przykładowy ramowy katalog szczególnych osiągnięć w pracy zawodowej

1 Załącznik nr 7: Przykładowy formularz karty monitoringu realizacji zadań przez pracownika 

1 Załącznik nr 8: Przykładowy arkusz oceny półrocznej pracownika 

1 Załącznik nr 9: Przykładowy arkusz oceny cząstkowej pracownika 

1 Załącznik nr 10: Przykładowy arkusz oceny kwartalnej pracownika 

1 Załącznik nr 11: Przykładowe obowiązkowe kryteria oceny kwartalnej pracownika   

1 Załącznik nr 12: Przykładowe mierniki efektywności oraz mierniki efektywności pracy dla poszczególnych grup stanowisk 

1 Główny Inspektorat Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych

1 Główny Inspektorat Sanitarny

1 Główny Inspektorat Weterynarii

1 Główny Urząd Statystyczny

1 Izba Skarbowa w Szczecinie

1 Lubuski Urząd Wojewódzki

1 Ministerstwo Edukacji Narodowej

1 Ministerstwo Finansów

1 Ministerstwo Skarbu Państwa

1 Ministerstwo Sportu i Turystyki

1 Ministerstwo Zdrowia

1 Świętokrzyski Urząd Wojewódzki

1 Urząd Skarbowy w Środzie Śląskiej

1 Urząd Skarbowy w Zielonej Górze

1 Wielkopolski Urząd Wojewódzki

 

[1] Aktualnie: zarządzenie Nr 70 Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2011 r. w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 93, poz. 953).