Oceny okresowe podczas pracy zdalnej

Uwaga! Pamiętaj, by przestrzegać terminów czynności związanych ze sporządzaniem ocen okresowych w służbie cywilnej. Skutki niedotrzymania terminów mogą wpływać na sytuację zawodową ocenianych osób.

Co może zrobić przełożony, jeśli

  1. Termin oceny okresowej przypada na czas, w którym on lub oceniany pracownik wykonuje pracę zdalną.

a) Przeprowadza ocenę zdalną:

  • oceniający przeprowadza rozmowę z ocenianym i korzysta podczas rozmowy z narzędzi teleinformatycznych, np. przeprowadza rozmowę z ocenianym pracownikiem przez telefon, podczas wideokonferencji lub korzysta z innych komunikatorów,
  • następnie oceniający uzupełnia arkusz oceny i przesyła go pracownikowi przez e-PUAP lub e-mail, aby pracownik zapoznał się z oceną,
  • oceniany potwierdza, że zapoznał się z oceną w ten sam sposób – przesyła wiadomość do przełożonego przez e-PUAP lub e-mail
  • oceniający przesyła plik do komórki do spraw kadr pocztą elektroniczną. Plik ten powinien zawierać arkusz, z którym zapoznał się oceniany i historię korespondencji w tej sprawie.

UWAGA! Wysyłając przez e-mail plik z danymi osobowymi pamiętaj o zaszyfrowaniu pliku i wysłaniu hasła innym kanałem komunikacji.

b) Rozważa, czy nie sporządzić oceny okresowej po powrocie do pracy (po zakończeniu pracy zdalnej). Może to zrobić tylko w sytuacji, w której z przyczyn obiektywnych nie można było zastosować rozwiązania zalecanego na czas pracy zdalnej. Powinien sporządzić ocenę natychmiast, jak on lub oceniany wróci do pracy. Do oceny przełożony powinien dołączyć notatkę, w której wyjaśni powody zmiany terminu sporządzenia oceny.

A co, jeśli oceniający, który wykonuje pracę zdalnie, nie ma dostępu do kryteriów oceny pracownika?

Wtedy może zapytać ocenianego pracownika, czy ma kopię lub pracowników do spraw kadr, czy mają dostęp do dokumentu. Jeśli nikt nie ma dostępu do informacji o wyznaczonych kryteriach, przełożony może rozważyć sporządzenie oceny tylko w oparciu o kryteria niezbędne. Do oceny przełożony powinien dołączyć notatkę, w której wyjaśni, dlaczego podczas oceny nie uwzględnił wszystkich kryteriów.

  1. Termin wyznaczenia kryteriów oceny okresowej przypada na czas, w którym przełożony lub pracownik wykonuje pracę zdalną.

a) na to, by wyznaczyć kryteria oceny, przełożony ma 30 dni. Liczy się je od daty sporządzenia oceny na piśmie lub od zatrudnienia na czas nieokreślony,

b) przełożony wyznacza kryteria oceny okresowej zdalnie:

  • oceniający przeprowadza rozmowę z ocenianym i korzysta podczas rozmowy z narzędzi teleinformatycznych, np. przeprowadza rozmowę z ocenianym pracownikiem przez telefon, podczas wideokonferencji lub korzysta z innych komunikatorów,
  • następnie oceniający uzupełnia arkusz z wybranymi kryteriami  i przesyła go pracownikowi przez e-PUAP lub e-mail, aby pracownik zapoznał się z kryteriami oceny,
  • oceniany potwierdza, że zapoznał się z kryteriami oceny w ten sam sposób –przesyła wiadomość do przełożonego przez e-PUAP lub e-mail ),
  • oceniający przesyła plik do komórki do spraw kadr pocztą elektroniczną. Plik ten powinien zawierać arkusz, z którym zapoznał się oceniany i historię korespondencji w tej sprawie.

UWAGA! Wysyłając przez e-mail plik z danymi osobowymi pamiętaj o zaszyfrowaniu pliku i wysłaniu hasła innym kanałem komunikacji.

c) rozważa, czy nie wyznaczyć kryteriów oceny okresowej po powrocie do pracy (po zakończeniu pracy zdalnej przez oceniającego lub ocenianego). Może to zrobić tylko w sytuacji, w której z przyczyn obiektywnych nie można było zastosować rozwiązania zalecanego na czas pracy zdalnej. Powinien pamiętać, by zachować właściwe terminy oceny, czyli 24 miesiące od dnia sporządzenia poprzedniej oceny okresowej na piśmie albo od zatrudnienia na czas nieokreślony. Do arkusza oceny przełożony powinien dołączyć notatkę, w której wyjaśni powody zmiany terminu wyznaczenia kryteriów.

Co może zrobić pracownik, jeśli chce złożyć sprzeciw od oceny okresowej:

Na to, by złożyć sprzeciw od oceny okresowej, pracownik ma 7 dni od dnia, w którym zapoznał się z oceną. Pracownik może złożyć sprzeciw od oceny okresowej zdalnie:

  1. wysyła sprzeciw do dyrektora generalnego (kierownika) urzędu przez e-PUAP lub e-mail,
  2. dyrektor generalny (kierownik) urzędu odpowiada na sprzeciw w ten sam sposób, w jaki poinformował go o tym pracownik - przez e-PUAP lub e-mail w ciągu 14 dni od otrzymania sprzeciwu.

UWAGA! Wysyłając przez e-mail plik z danymi osobowymi pamiętaj o zaszyfrowaniu pliku i wysłaniu hasła innym kanałem komunikacji.

Zmiana stanowiska a praca zdalna

W przypadku zmiany stanowiska, która wiąże z istotną zmianą zakresu obowiązków, przełożony:

  1. na to, by przeprowadzić ocenę, ma 30 dni, liczone od tej zmiany,

  2. może przeprowadzić ocenę zdalnie:

  • oceniający przeprowadza rozmowę z ocenianym i korzysta podczas rozmowy z narzędzi teleinformatycznych, np. przeprowadza rozmowę z ocenianym pracownikiem przez telefon, podczas wideokonferencji lub korzysta z innych komunikatorów,
  • następnie oceniający uzupełnia arkusz oceny i przesyła go pracownikowi przez e-PUAP lub e-mail, aby pracownik zapoznał się z oceną,
  • oceniany potwierdza, że zapoznał się z oceną w ten sam sposób – przesyła wiadomość do przełożonego przez e-PUAP lub e-mail,
  • oceniający przesyła plik do komórki do spraw kadr pocztą elektroniczną. Plik ten powinien zawierać arkusz, z którym zapoznał się oceniany i historię korespondencji w tej sprawie.

UWAGA! Wysyłając przez e-mail plik z danymi osobowymi pamiętaj o zaszyfrowaniu pliku i wysłaniu hasła innym kanałem komunikacji.

Arkusze ocen okresowych w formie elektronicznej (.docx oraz .xlsx) są dostępne w Serwisie Służby Cywilnej.