Odpowiedzialność dyscyplinarna

Uwaga! Wyjaśnienia Departamentu Służby Cywilnej mają charakter opinii, a nie wiążącej wykładni prawa. To pracodawca odpowiada za realizację czynności wynikających ze stosunku pracy oraz stosowanie i wykładnię prawa w tym zakresie. Spory dotyczące stosunku pracy rozstrzyga sąd pracy.

1. Czy do członków korpusu służby cywilnej można stosować przepisy dotyczące odpowiedzialności porządkowej przewidzianej w Kodeksie pracy?

2. Czy można wcześniej zakończyć kadencję komisji dyscyplinarnej? Czy obowiązujące przepisy umożliwiają łączenie istniejących komisji dyscyplinarnych albo dołączanie się urzędu do już funkcjonującej komisji dyscyplinarnej?

3. Czy obwiniony ma prawo do usprawiedliwionej nieobecności w pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w związku z jego uczestnictwem w rozprawie?

4. Czy dopuszczalne jest przesłuchanie świadka w postępowaniu dyscyplinarnym za pomocą urządzeń umożliwiających przeprowadzenie tej czynności na odległość?

5. Jak wykonać wobec urzędnika służby cywilnej karę obniżenia wynagrodzenia zasadnicznego?

Przetwarzanie danych osobowych przez komisje dyscyplinarne - stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

6. Kogo należy uznać za administratora danych w przypadku komisji dyscyplinarnej urzędu i wspólnej komisji dyscyplinarnej?

7. Czy i ewentualnie komu należy udzielać upoważnień do przetwarzania danych osobowych przetwarzanych w toku postępowania dyscyplinarnego prowadzonego przez konkretny skład orzekający komisji dyscyplinarnej urzędu i wspólnej komisji dyscyplinarnej?

8. Czy komisja dyscyplinarna (urzędu i wspólna) powinna wyznaczyć odrębnego inspektora ochrony danych osobowych?

1. Czy do członków korpusu służby cywilnej można stosować przepisy dotyczące odpowiedzialności porządkowej przewidzianej w Kodeksie pracy?

Nie. Członek korpusu służby cywilnej za naruszenie obowiązków odpowiada dyscyplinarnie*. Wprowadzenie odpowiedzialności dyscyplinarnej członka korpusu służby cywilnej oznacza, że nie ponosi on odpowiedzialności porządkowej przewidzianej w Kodeksie pracy.

 * art. 113 ustawy o służbie cywilnej

 2. Czy można wcześniej zakończyć kadencję komisji dyscyplinarnej? Czy obowiązujące przepisy umożliwiają łączenie istniejących komisji dyscyplinarnych albo dołączanie się urzędu do już funkcjonującej komisji dyscyplinarnej?

Nie. Przepisy ustawy o służbie cywilnej* oraz aktów wykonawczych** do tej ustawy nie przewidują możliwości wcześniejszego zakończenia kadencji komisji dyscyplinarnej, połączenia funkcjonujących komisji dyscyplinarnych we wspólną komisje dyscyplinarną, ani też dołączenia urzędu do istniejącej wspólnej komisji dyscyplinarnej.

 * art. 117 ustawy o służbie cywilnej

** rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie postępowania wyjaśniającego i postępowania dyscyplinarnego w służbie cywilnej

3. Czy obwiniony ma prawo do usprawiedliwionej nieobecności w pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w związku z jego uczestnictwem w rozprawie?

Przepisy dotyczące odpowiedzialności dyscyplinarnej członka korpusu służby cywilnej – zarówno ustawa o służbie cywilnej, jak i rozporządzenie w sprawie postępowania wyjaśniającego i postępowania dyscyplinarnego w służbie cywilnej* – nie regulują kwestii zwolnień od pracy na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie komisji dyscyplinarnej.

Wydaje się jednak, że odpowiednie zastosowanie będą miały przepisy dotyczące sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy**. Z przepisów tych wynika, że pracodawca musi zwolnić pracownika od pracy na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie m.in. sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia. Mimo, że postępowanie dyscyplinarne nie jest postępowaniem sądowym lub w sprawach o wykroczenia, ale odrębnym swoistym rodzajem postępowania związanym ze stosunkiem pracy, wydaje się, że przepisy o zwolnieniach będą miały zastosowanie.

* rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie postępowania wyjaśniającego i postępowania dyscyplinarnego w służbie cywilnej

* rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy

4. Czy dopuszczalne jest przesłuchanie świadka w postępowaniu dyscyplinarnym za pomocą urządzeń umożliwiających przeprowadzenie tej czynności na odległość?

Ponieważ na komisję dyscyplinarną nałożony jest obowiązek wszechstronnego wyjaśnienia okoliczności sprawy przed wydaniem orzeczenia, wydaje się, że w wyjątkowych przypadkach zastosowanie urządzeń technicznych do przeprowadzenia przesłuchania na odległość (np. wideokonferencji) będzie usprawiedliwione. Wobec braku precyzyjnych uregulowań tego zagadnienia w przepisach rozporządzenia*, decyzję podejmuje przewodniczący składu orzekającego. Musi on w każdym konkretnym przypadku rozważyć i ocenić konieczność sięgnięcia po dowód w postaci zeznań świadka odebranych przy użyciu urządzeń technicznych.

Przy korzystaniu ze wspomnianych środków technicznych trzeba pamiętać o tym, aby umożliwiały one właściwą identyfikację świadka. Zapewniają to środki techniczne transmitujące jednocześnie obraz i dźwięk. Ale nie można przesłuchać świadka za pomocą urządzenia przekazującego tylko dźwięk.

* rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie postępowania wyjaśniającego i postępowania dyscyplinarnego w służbie cywilnej

5. Jak wykonać wobec urzędnika służby cywilnej karę obniżenia wynagrodzenia zasadnicznego*?

Wykonanie przez dyrektora generalnego urzędu kary dyscyplinarnej polega na obniżeniu wynagrodzenia zasadniczego urzędnika służby cywilnej o procentową wartość tego wynagrodzenia, wskazaną w prawomocnym orzeczeniu komisji dyscyplinarnej, na czas w nim określony. Obniżone wynagrodzenie zasadnicze ustala się – podobnie jak normalne wynagrodzenie zasadnicze – z zastosowaniem mnożnika kwoty bazowej przez jego odpowiednie obniżenie. Natomiast wykonując karę obniżenia wynagrodzenia zasadniczego nie można obniżyć  kwoty (mnożnika) dodatku służby cywilnej.

* art. 114 ust. 1 pkt 4 ustawy o służbie cywilnej

** art. 87 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej

6. Kogo należy uznać za administratora danych w przypadku komisji dyscyplinarnej urzędu i wspólnej komisji dyscyplinarnej?

Ustawa o służbie cywilnej statuuje autonomiczny charakter komisji dyscyplinarnych*. Przesądza to o tym, że administratorem w rozumieniu w art. 4 pkt 7 RODO jest komisja dyscyplinarna urzędu i wspólna komisja dyscyplinarna powołana w drodze porozumienia dla kilku urzędów.

* Zgodnie z art. 122 ustawy o służbie cywilnej członkowie komisji dyscyplinarnych są niezawiśli w zakresie orzecznictwa dyscyplinarnego oraz nie są związani rozstrzygnięciami innych organów stosujących prawo, z wyjątkiem prawomocnego wyroku sądu.

7. Czy i ewentualnie komu należy udzielać upoważnień do przetwarzania danych osobowych przetwarzanych w toku postępowania dyscyplinarnego prowadzonego przez konkretny skład orzekający komisji dyscyplinarnej urzędu i wspólnej komisji dyscyplinarnej?

Problem ten jest szczególnie widoczny w odniesieniu do wspólnej komisji dyscyplinarnej, która podejmuje działania wobec członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych u różnych pracodawców. Biorąc jednak pod uwagę kolegialny charakter komisji dyscyplinarnej urzędu i wspólnej komisji dyscyplinarnej jako administratora, jej członkowie nie muszą posiadać odrębnych upoważnień związanych z pracami tych organów.

8. Czy komisja dyscyplinarna (urzędu i wspólna) powinna wyznaczyć odrębnego inspektora ochrony danych osobowych?

RODO nie daje jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie*. Wymaga to od administratora oceny**, czy jego główna działalność polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych*** lub danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych****.

Pomocne w tej ocenie będą „Wytyczne dotyczące inspektorów ochrony danych osobowych (DPO)”*****. Wytyczne te wskazują, że w sytuacji, gdy z przepisów nie wynika obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych, Grupa Robocza zaleca administratorom i podmiotom przetwarzającym udokumentowanie wewnętrznej procedury, która została przeprowadzona w celu ustalenia, czy istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych, po to, aby móc wykazać, że odpowiednie czynniki zostały uwzględnione. Dokumentacja ta powinna zostać częścią dokumentacji tworzonej zgodnie z zasadą rozliczalności.

* Nie można przyjąć, że obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych dla komisji dyscyplinarnej urzędu lub wspólnej komisji dyscyplinarnej wynika z przesłanki wymienionej w art. 37 ust. 1 lit. a RODO.

** W kontekście przesłanek określonych w art. 37 ust. 1 lit. c RODO.

*** Art. 9 ust. 1 RODO.

**** Art. 10 RODO.

***** Wytyczne Grupy Roboczej ds. ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych, powołanej na mocy art. 29 dyrektywy 95/46/WE z dnia 24 października 1995 r., przyjęte w dniu 13 grudnia 2016 r., ostatnio zmienione i przyjęte w dniu 5 kwietnia 2017 r. (znak: WP 243 rew.01) https://uodo.gov.pl/pl/10/7

Pełny tekst ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej znajdą Państwo w Dzienniku Ustaw (Dz. U. z 2020 r. poz. 265, z późn. zm.) oraz w Internetowym Systemie Aktów Prawnych.

Pełny tekst rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 kwietnia 2009 r. w sprawie postępowania wyjaśniającego i postępowania dyscyplinarnego w służbie cywilnej znajdą Państwo w Dzienniku Ustaw (Dz. U. z 2009 r. nr 60, poz. 493) oraz w Internetowym Systemie Aktów Prawnych.

Pełny tekst rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy znajdą Państwo w Dzienniku Ustaw (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632) oraz w Internetowym Systemie Aktów Prawnych.

Pełny tekst Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietna 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - tzw. RODO - znajdą Państwo w Dzienniku Urzędowym Uni Europejskiej (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) oraz w Bazie aktów prawnych Unii Europejskiej.