Pierwsze oceny podczas pracy zdalnej

UWAGA! Pamiętaj, by przestrzegać terminów czynności związanych ze sporządzaniem pierwszej oceny w służbie cywilnej. Skutki niedotrzymania terminów mogą wpływać na sytuację zawodową pracownika, np. jego dalsze zatrudnienie.

Co może zrobić przełożony jeśli termin rozmowy wstępnej przypada na czas, w którym bezpośredni przełożony lub pracownik wykonuje pracę zdalną?

Przeprowadza rozmowę zdalnie:

  • oceniający przeprowadza rozmowę z ocenianym i korzysta podczas rozmowy z narzędzi teleinformatycznych, np. przeprowadza rozmowę z ocenianym pracownikiem przez telefon, podczas wideokonferencji lub korzysta z innych komunikatorów,
  • następnie oceniający uzupełnia arkusz oceny (wpisuje do części II arkusza pierwszej oceny termin przeprowadzenia rozmowy wstępnej, termin na złożenie sprawozdania i okres, kiedy powinna być sporządzona pierwsza ocena) i przesyła go pracownikowi przez e-PUAP lub e-mail, aby pracownik zapoznał się z oceną,
  • oceniany potwierdza, że zapoznał się z oceną w ten sam sposób – wysyła wiadomość do przełożonego przez e-PUAP lub e-mail,
  • oceniający przesyła arkusz do komórki do spraw kadr przez e-PUAP lub e-mail. Do arkusza załącza historię korespondencji w tej sprawie

UWAGA! Wysyłając przez e-mail plik z danymi osobowymi pamiętaj o zaszyfrowaniu pliku i wysłaniu hasła innym kanałem komunikacji.

Arkusz pierwszej oceny w formie elektronicznej (.docx oraz .xlsx) jest dostępny w Serwisie Służby Cywilnej.

Co może zrobić pracownik, jeśli:

  1. Czas odbywania służby przygotowawczej przypada na okres, w którym pracownik wykonuje pracę zdalną.

Pracownik może odbyć służbę przygotowawczą zdalnie, np. w formie e-learningu (sprawdź ofertę KSAP), samokształcenia w oparciu o przekazane przez przełożonego materiały, w tym ćwiczenia do samodzielnego rozwiązywania, zdalnych wykładów itp

  1. Egzamin ze służby przygotowawczej przypada na czas, w którym pracownik wykonuje pracę zdalną.

Egzamin, który kończy służbę przygotowawczą może odbyć się zdalnie, np. na platformie do e-learningu, w formie wideokonferencji lub z wykorzystaniem innych komunikatorów.

Co zrobić, jeśli:

  1. Termin złożenia sprawozdania przypada na czas, w którym bezpośredni przełożony lub pracownik wykonuje pracę zdalną.

Sprawozdanie można złożyć w formie elektronicznej:

  • bezpośredni przełożony powinien poinformować ocenianego o tym, w jakiej formie ma on złożyć sprawozdanie, np. wskazać skrytkę e-PUAP lub podać adres e-mail, na który pracownik powinien przesłać sprawozdanie.

  • za termin złożenia sprawozdania uznaje się datę jego wpływu na wyznaczony adres e-mail lub skrytkę e-PUAP.

  1. Termin sporządzenia pierwszej oceny przypada na czas, w którym bezpośredni przełożony, kierujący komórką organizacyjną lub pracownik wykonuje pracę zdalną.

Mogą przeprowadzić rozmowę oceniającą zdalnie:

  • oceniający przeprowadza rozmowę z ocenianym i korzysta podczas rozmowy z narzędzi teleinformatycznych, np. przeprowadza rozmowę z ocenianym pracownikiem przez telefon, podczas wideokonferencji lub korzysta z innych komunikatorów,
  • kierujący komórką organizacyjną może uczestniczyć w rozmowie oceniającej (§ 8 ust.2 rozporządzenia); w takiej sytuacji powinno się zestawić telekonferencję z udziałem trzech osób: ocenianego, oceniającego (bezpośredniego przełożonego) i kierującego komórką organizacyjną,
  • jeśli kierujący komórką organizacyjną nie planuje uczestniczyć w rozmowie, oceniający może w porozumieniu z nim (kontakt e-mail lub przez telefon) przygotować roboczą wersję oceny przed rozmową,
  • po rozmowie oceniający uzupełnia arkusz pierwszej oceny (wpisuje do części III arkusza termin przeprowadzenia rozmowy oceniającej) i przesyła pracownikowi przez e-PUAP lub e-mail, aby pracownik zapoznał się z oceną, i do wiadomości komórki do spraw kadr,
  • oceniany potwierdza, że zapoznał się z oceną w ten sam sposób – wysyła wiadomość do przełożonego przez e-PUAP lub e-mail.

UWAGA! Wysyłając przez e-mail plik z danymi osobowymi pamiętaj o zaszyfrowaniu pliku i wysłaniu hasła innym kanałem komunikacji.

Oceniający może sporządzić ocenę zdalnie:

  • po rozmowie oceniający może w porozumieniu z kierującym komórką organizacyjną (kontakt e-mail lub przez telefon) podsumować i sporządzić ocenę, wypełniając części IV, V i VI arkusza oceny,
  • następnie oceniający przesyła arkusz oceny do kierującego komórką organizacyjną przez e-PUAP lub e-mail,
  • kierujący komórką organizacyjną uzupełnia arkusz oceny (wpisuje w części VI arkusza miejscowość, datę i swoje nazwisko) i odsyła arkusz oceny do oceniającego,
  • oceniający przesyła arkusz oceny ocenianemu, by zapoznał się on z oceną, przez e-PUAP lub e-mail,
  • oceniany potwierdza, że zapoznał się z oceną w ten sam sposób – wysyła wiadomość do przełożonego przez e-PUAP lub e-mail,
  • oceniający przesyła arkusz oceny, z którym zapoznał się oceniany do komórki do spraw kadr przez e-PUAP lub e-mail, do wiadomości kierującego komórką organizacyjną. Do arkusza załącza historię korespondencji w tej sprawie.

UWAGA! Wysyłając przez e-mail plik z danymi osobowymi pamiętaj o zaszyfrowaniu pliku i wysłaniu hasła innym kanałem komunikacji.

Po sporządzeniu oceny kierujący komórką organizacyjną wnioskuje:

  • w przypadku przyznania oceny pozytywnej – o zawarcie z ocenionym umowy o pracę na czas nieokreślony,
  • w przypadku przyznania oceny negatywnej – o niezawieranie z ocenionym umowy o pracę na czas nieokreślony albo o rozwiązanie umowy o pracę na czas określony,
  • kierujący komórką organizacyjną może złożyć ten wniosek także w formie elektronicznej.

Arkusz pierwszej oceny w formie elektronicznej (.docx oraz .xlsx) jest dostępny w Serwisie Służby Cywilnej.